Wer in einem Unternehmen in der Verwaltungsabteilung arbeitet oder in seiner betrieblichen Tätigkeit viel mit Dokumenten zu tun hat kennt das Problem: Dauernd wird nach Dokumenten gesucht. Ob es sich dabei um Rechnungen, Verträge oder Personalakten handelt, spielt im ersten Moment keine Rolle.
Ca. 67 Minuten verbringt ein Mitarbeiter im Durchschnitt damit, im Unternehmen nach Dokumenten zu suchen. Wobei sich diese Zeit doch deutlich effizienter nutzen lässt. Wie frustrierend es auch für die Mitarbeiter ist, viel Zeit in das Suchen nach den Dokumenten ist, hat eine aktuelle Studie gezeigt. Ca. 66% der Büroarbeiter investieren viel Zeit in das Suchen nach ihren Akten und 46% gaben an, dass Sie mit der Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen unzufrieden sind und sich somit nach einer effizienteren Gestaltung der Dokumentensuche sehnen.
Denn obwohl das digitale Arbeiten mit Dokumenten in PDF und Word schon so verbreitet ist, scheuen viele Unternehmen den Umstieg auf digitale Archive. Dabei werden digitale Dokumente in der Datenverarbeitung gerne gesehen. Dateien werden schnell gefunden und sind zentral in einem digitalen Archiv abgelegt, Mitarbeiter sparen sich das aufwendige Suchen, und der Papierfluss in Ihrem Unternehmen verringert sich, sodass Verwaltungs- und Aufbereitungskosten eingespart werden können und die Dokumente nicht mehr so lange im Unternehmen verweilen, bis Sie beim Adressanten angekommen sind. Aber auch durch auf Unternehmen zugeschnittene Dokumentenmanagementsysteme werden bei Unternehmen immer attraktiver. Unter einem Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, werden Systeme bezeichnet, welche eine Prozessoptimierung zum Ziel haben. Der Begriff in diesem Sinne ist sehr weitreichend, besonders häufig wird darunter aber eine Optimierung von Workflows, eine Automatisierung von Arbeitsschritten oder das Einrichten gezielter Verteil- und Ablageorte für digitale Dokumente verstanden.
Falls Sie noch mehr zu dem Thema Prozessoptimierung, DMS und Zeitmanagement wissen möchten, sprechen Sie uns gerne an!