Vielen stellt sich vermutlich die Frage, ob sich das Digitalisieren von sehr alten Akten überhaupt lohnt. Immerhin sind diese schon an die 50 Jahre alt und interessieren sowieso niemanden mehr. Warum sich also die Mühe und Zeit nehmen, um alles zu digitalisieren? Das ist eine angebrachte Frage. Daher sollten Sie sich entscheiden, ob Sie die Dokumente lagern oder lieber vernichten möchten. Das Vernichten hat den Vorteil, dass Sie keinen weiteren Gedanken oder Geld verschwenden müssen. Der Nachteil ist allerdings, dass die Möglichkeit besteht, dass Sie doch noch einmal auf diese Dokumente zugreifen müssen, und sei es nur für eine einzige Zahl auf einem einzigen Blatt. Von daher gilt: lieber Vorsicht als Nachsicht walten lassen und einlagern.
Doch wie lagert man Dokumente und Akten sicher ein? Als erstes muss darauf geachtet werden, dass der Lagerraum gut gegen Sonnenlicht geschützt sein. Sonnenlicht lässt mit der Zeit die Tinte ausbleichen, wodurch die Dokumente unleserlich werden. Zusätzlich dazu wird alles beschriftet und in einheitliche Kartons verpackt und nach einem ordentlichen System verstaut. Ein weiterer sehr wichtiger Aspekt ist das Sichern vor Gefahrenquellen, die gefährlichsten wären hier wohl Feuer und Wasser. Beidem kann aber gut vorgebeugt werden, Wasser durch z.B. Luftentfeuchter und das ständige Überwachen der Luftfeuchtigkeit.
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