Workflow
archivwerk erklärt: Die Posteingangsverarbeitung
Eingangsrechnungen
Jeden Tag aufs Neue kommen Eingangsrechnungen zu Ihnen und sollen an die Empfänger weitergeleitet werden. Zwar werden solche Aufgaben in der Regel von der Verwaltung oder dem Empfang übernommen, die dafür investierte Zeit lässt sich häufig besser für andere Aufgaben nutzen. Ganz nebenbei bemerkt: Die Bearbeitung einer Eingangsrechnung kostet Sie im Durchschnitt 8,00€ an internen Ressourcen.
1
2
Scanservice
Der Kernpunkt einer jeden Eingangspostverarbeitung und Rechnungsdatenerfassung ist selbstverständlich das Scannen. Hierbei setzen wir auf eine makellose und fehlerfreie Scanqualität. Diese können wir auch nur garantieren, da durch unsere Mitarbeiter mehrfach Qualitätskontrollen stattfinden.
Erfassung der Rechnungsinformation
Durch eine digitale Datenerfassung sollen i.d.R. alle möglichen Daten aus Dokumenten automatisch erfasst und in ein nachfolgendes System integriert werden. So können zum Beispiel alle Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen gebündelt in einem Archiv zusammengefasst werden.
4
2
Rechnungsprüfung
Hierbei werden die Rechnungsinformationen automatisch mittels einer Software ausgelesen und im Anschluss noch einmal durch unsere Mitarbeiter kontrolliert. So stellen wir sicher, dass die gelieferten Datensätze mit einer sehr hohen Genauigkeit übergeben werden.
Rechnungsfreigabe
Nach der intensiven Rechnungsdatenkontrolle können ihre Mitarbeiter die digitalen Rechnungen nun mittels Check-Boxen freigeben. Über die unterschiedlichen Statuseigenschaften können Sichten für den jeweils nächstzuständigen Mitarbeiter freigegeben werden. So kann zukünftig der Posteingangsworkflow sauber elektronisch dokumentiert erfolgen.
4
2
Automatische Buchung
Nach der intensiven Rechnungsdatenkontrolle können ihre Mitarbeiter die digitalen Rechnungen nun mittels Check-Boxen freigeben. Über die unterschiedlichen Statuseigenschaften können Sichten für den jeweils nächstzuständigen Mitarbeiter freigegeben werden. So kann zukünftig der Posteingangsworkflow sauber elektronisch dokumentiert erfolgen.
Ablage
Nach der intensiven Rechnungsdatenkontrolle können ihre Mitarbeiter die digitalen Rechnungen nun mittels Check-Boxen freigeben. Über die unterschiedlichen Statuseigenschaften können Sichten für den jeweils nächstzuständigen Mitarbeiter freigegeben werden. So kann zukünftig der Posteingangsworkflow sauber elektronisch dokumentiert erfolgen.
4
Schritt für Schritt: Die Rechnungseingangsverarbeitung
Jeden Tag aufs Neue kommt die Eingangspost und möchte im Haus verteilt werden. Haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, wie hoch Ihre internen Prozesskosten für die Verarbeitung einer einzigen Eingangsrechnung sind?
Durchschnittlich 8,00€ fallen für die Bearbeitung einer Eingangsrechnung an, wenn Sie nur von 5 Personen ausgehen, die am hausinternen Bearbeitungs- und Genehmigungsprozess teilnehmen.
Optional können wir Ihnen unsere Workflowlösung natürlich auch so konfigurieren, dass Sie Ihre Tagespost selbst scannen und indexieren. Die Indexierung kann dann mit passenden Scanlösungen unterstützt werden. Hierbei unterstützen wir Sie mit unseren Fachhandelspartnern um Ihre Scanarbeitsplätze zu optimieren.
Durch ein gelungenes Workflowmanagement, welches individuell auf Ihr Unternehmen angepasst werden kann lassen sich mit Hilfe von guter Beratung und Unterstützung durch das archivwerk die perfekten Workflowmanagementprozesse entwickeln. Dies kann der digitale Urlaubsantrag, die digitale Reisekostenabrechnung oder auch ein anderer Prozess sein. Alle realen Geschäftsprozesse können nun für jeden Mitarbeiter digital abgebildet werden.
Mit einem Posteingangs Workflow lässt sich nicht nur die Prozessqualität verbessern und Durchlaufzeiten verkürzen, Sie erlangen damit auch eine schnellere Bearbeitung bzw. Erledigung der Aufgaben von Ihren Mitarbeitern. Sie können somit nicht nur Prozesse vereinheitlichen, sondern auch effizienter und produktiver arbeiten.
- Sofort nach dem Öffnen wird die Eingangspost gescannt und im digitalen Workflowsystem abgelegt. Hierdurch steht die tägliche Post allen Mitarbeitern umgehend zur Verfügung. Kein Mitarbeiter muss mehr lange auf die Postmappe warten.
- Im Anschluss kann im Workflowsystem eine Verschlagwortung des Dokuments vorgenommen werden. Zusätzlich gibt es die Option direkt beim Scannen dem jeweiligen Dokument bereits eine Verschlagwortung mitzugegeben. Hierbei unterstützen wir Sie mit unseren Fachhandelspartnern um Ihre Scanarbeitsplätze zu optimieren, beziehungsweise kann das Einscannen des Posteingangs auch von unserem Team im Scanservice für Sie übernommen werden.
- Die Verteilung der Dokumente erfolgt über eine entsprechende Zuweisung zu einem Mitarbeiter oder zu einem Team. Über den DOPA-Workflow lassen sich auch optimal Dokumente Abteilungen oder Gruppen zuordnen, so dass hierdurch eine beschleunigte Posteingangsbearbeitung erfolgen kann.
