Workflow

archivwerk erklärt: Die Posteingangsverarbeitung

1. Eingangsrechnungen

Jeden Tag aufs Neue kommen Eingangsrechnungen zu Ihnen und sollen an die Empfänger weitergeleitet werden. Zwar werden solche Aufgaben in der Regel von der Verwaltung oder dem Empfang übernommen, die dafür investierte Zeit lässt sich häufig besser für andere Aufgaben nutzen. Ganz nebenbei bemerkt: Die Bearbeitung einer Eingangsrechnung kostet Sie im Durchschnitt 8,00€ an internen Ressourcen.

Bei einer Posteingangs- und Rechnungseingangsverarbeitung durch das archivwerk werden alle Belege durch uns empfangen, digitalisiert und Ihnen noch am selben Tag zur Verfügung gestellt. In der Regel dauert dieser Prozess je nach Menge nur wenige Stunde nach dem Eintreffen bei uns im Haus.

Jeder empfangene Brief wird durch unsere Mitarbeiter aufbereitet um Ihren Vorstellungen entsprechend digitalisiert werden können. Die allgemeine Tagespost wird Ihnen als durchsuchbares PDF zur Verügung gestellt, für die Lieferantenrechnungen können wir vorab noch die Rechnungsdaten auslesen und übergeben.

3. Erfassung der
Rechnungsinformation

Durch eine digitale Datenerfassung sollen i.d.R. alle möglichen Daten aus Dokumenten automatisch erfasst und in ein nachfolgendes System integriert werden. So können zum Beispiel alle Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen gebündelt in einem Archiv zusammengefasst werden. Aus den Rechnungen werden die wesentlichen Daten, wie Rechnungsnummer, Lieferantennamen, sowie Fristen für Skontozahlungen ausgelesen, damit diese von Ihnen eingehalten werden können.

Hierbei werden die Rechnungsinformationen automatisch mittels einer Software ausgelesen und im Anschluss noch einmal durch unsere Mitarbeiter kontrolliert. So stellen wir sicher, dass die gelieferten Datensätze mit einer sehr hohen Genauigkeit übergeben werden.

Da sich die Layouts der verschiedenen Lieferantenrechnungen, welche ausgelesen werden sollen, von Dokument zu Dokument unterscheiden, wird für jeden Lieferanten ein individuelles Training der Dokumente durch unsere Mitarbeiter vorgenommen. Auf Basis dieser in einer Datenbank hinterlegten Trainingsmerkmale erfolgt zukünftig der automatisierte Auswertungsprozess und sorgt somit für eine erhebliche Prozessbeschleunigung. 

5. Rechnungsfreigabe

Nach der intensiven Rechnungsdatenkontrolle können ihre Mitarbeiter die digitalen Rechnungen nun mittels Check-Boxen freigeben. Über die unterschiedlichen Statuseigenschaften können Sichten für den jeweils nächstzuständigen Mitarbeiter freigegeben werden. So kann zukünftig der Posteingangsworkflow sauber elektronisch dokumentiert erfolgen. Vom Sachbearbeiter der Fachabteilung bis hin zur Finanzbuchhaltung. Wie Sie den Posteingang erhalten möchten, ist einzig und allein Ihre Entscheidung. Üblicherweise wird  die allgemeine Post digital als PDF per E-Mail zugestellt. Die Rechnungen werden als PDF-Datei über eine Archivierungs- Workflowlösung zur dokumentierten Freigabe übergeben.

7. Ablage

Nach der intensiven Rechnungsdatenkontrolle können ihre Mitarbeiter die digitalen Rechnungen nun mittels Check-Boxen freigeben. Über die unterschiedlichen Statuseigenschaften können Sichten für den jeweils nächstzuständigen Mitarbeiter freigegeben werden. So kann zukünftig der Posteingangsworkflow sauber elektronisch dokumentiert erfolgen. Vom Sachbearbeiter der Fachabteilung bis hin zur Finanzbuchhaltung. Wie Sie den Posteingang erhalten möchten, ist einzig und allein Ihre Entscheidung. Üblicherweise wird  die allgemeine Post digital als PDF per E-Mail zugestellt. Die Rechnungen werden als PDF-Datei über eine Archivierungs- Workflowlösung zur dokumentierten Freigabe übergeben.

 

 

2. Scanservice

Der Kernpunkt einer jeden Eingangspostverarbeitung und Rechnungsdatenerfassung ist selbstverständlich das Scannen. Hierbei setzen wir auf eine makellose und fehlerfreie Scanqualität. Diese können wir auch nur garantieren, da durch unsere Mitarbeiter mehrfach Qualitätskontrollen stattfinden.

Dadurch weisen Ihre Dokumente ein optimales Ergebnis auf. Besonders stolz sind wir auf unsere flexibel einsetzbare Hardware. Dadurch lassen sich Dokumente immer auf die bestmögliche Art scannen. So können zum Beispiel auch Dokumente in unüblichen Größen immer optimal gescannt werden. Außerdem haben wir die Möglichkeit unsere Scanprozesse nach Ihren Wünschen umzustellen und zu optimieren.

 

 

 

4. Rechnungsprüfung

Hierbei werden die Rechnungsinformationen automatisch mittels einer Software ausgelesen und im Anschluss noch einmal durch unsere Mitarbeiter kontrolliert. So stellen wir sicher, dass die gelieferten Datensätze mit einer sehr hohen Genauigkeit übergeben werden.

Da sich die Layouts der verschiedenen Lieferantenrechnungen, welche ausgelesen werden sollen, von Dokument zu Dokument unterscheiden, wird für jeden Lieferanten ein individuelles Training der Dokumente durch unsere Mitarbeiter vorgenommen. Auf Basis dieser in einer Datenbank hinterlegten Trainingsmerkmale erfolgt zukünftig der automatisierte Auswertungsprozess und sorgt somit für eine erhebliche Prozessbeschleunigung. –

6. Automatische Buchung

Nach der intensiven Rechnungsdatenkontrolle können ihre Mitarbeiter die digitalen Rechnungen nun mittels Check-Boxen freigeben. Über die unterschiedlichen Statuseigenschaften können Sichten für den jeweils nächstzuständigen Mitarbeiter freigegeben werden. So kann zukünftig der Posteingangsworkflow sauber elektronisch dokumentiert erfolgen. Vom Sachbearbeiter der Fachabteilung bis hin zur Finanzbuchhaltung. Wie Sie den Posteingang erhalten möchten, ist einzig und allein Ihre Entscheidung. Üblicherweise wird  die allgemeine Post digital als PDF per E-Mail zugestellt. Die Rechnungen werden als PDF-Datei über eine Archivierungs- Workflowlösung zur dokumentierten Freigabe übergeben.

1. Eingangsrechnungen

Jeden Tag aufs Neue kommen Eingangsrechnungen zu Ihnen und sollen an die Empfänger weitergeleitet werden. Zwar werden solche Aufgaben in der Regel von der Verwaltung oder dem Empfang übernommen, die dafür investierte Zeit lässt sich häufig besser für andere Aufgaben nutzen. Ganz nebenbei bemerkt: Die Bearbeitung einer Eingangsrechnung kostet Sie im Durchschnitt 8,00€ an internen Ressourcen.

Bei einer Posteingangs- und Rechnungseingangsverarbeitung durch das archivwerk werden alle Belege durch uns empfangen, digitalisiert und Ihnen noch am selben Tag zur Verfügung gestellt. In der Regel dauert dieser Prozess je nach Menge nur wenige Stunde nach dem Eintreffen bei uns im Haus.

Jeder empfangene Brief wird durch unsere Mitarbeiter aufbereitet um Ihren Vorstellungen entsprechend digitalisiert werden können. Die allgemeine Tagespost wird Ihnen als durchsuchbares PDF zur Verügung gestellt, für die Lieferantenrechnungen können wir vorab noch die Rechnungsdaten auslesen und übergeben.

2. Scanservice

Der Kernpunkt einer jeden Eingangspostverarbeitung und Rechnungsdatenerfassung ist selbstverständlich das Scannen. Hierbei setzen wir auf eine makellose und fehlerfreie Scanqualität. Diese können wir auch nur garantieren, da durch unsere Mitarbeiter mehrfach Qualitätskontrollen stattfinden.

Dadurch weisen Ihre Dokumente ein optimales Ergebnis auf. Besonders stolz sind wir auf unsere flexibel einsetzbare Hardware. Dadurch lassen sich Dokumente immer auf die bestmögliche Art scannen. So können zum Beispiel auch Dokumente in unüblichen Größen immer optimal gescannt werden. Außerdem haben wir die Möglichkeit unsere Scanprozesse nach Ihren Wünschen umzustellen und zu optimieren.

3. Erfassung der Rechnungsinformation

Durch eine digitale Datenerfassung sollen i.d.R. alle möglichen Daten aus Dokumenten automatisch erfasst und in ein nachfolgendes System integriert werden. So können zum Beispiel alle Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen gebündelt in einem Archiv zusammengefasst werden. Aus den Rechnungen werden die wesentlichen Daten, wie Rechnungsnummer, Lieferantennamen, sowie Fristen für Skontozahlungen ausgelesen, damit diese von Ihnen eingehalten werden können.

Hierbei werden die Rechnungsinformationen automatisch mittels einer Software ausgelesen und im Anschluss noch einmal durch unsere Mitarbeiter kontrolliert. So stellen wir sicher, dass die gelieferten Datensätze mit einer sehr hohen Genauigkeit übergeben werden.

Da sich die Layouts der verschiedenen Lieferantenrechnungen, welche ausgelesen werden sollen, von Dokument zu Dokument unterscheiden, wird für jeden Lieferanten ein individuelles Training der Dokumente durch unsere Mitarbeiter vorgenommen. Auf Basis dieser in einer Datenbank hinterlegten Trainingsmerkmale erfolgt zukünftig der automatisierte Auswertungsprozess und sorgt somit für eine erhebliche Prozessbeschleunigung. 

4. Rechnungsprüfung

Hierbei werden die Rechnungsinformationen automatisch mittels einer Software ausgelesen und im Anschluss noch einmal durch unsere Mitarbeiter kontrolliert. So stellen wir sicher, dass die gelieferten Datensätze mit einer sehr hohen Genauigkeit übergeben werden.

Da sich die Layouts der verschiedenen Lieferantenrechnungen, welche ausgelesen werden sollen, von Dokument zu Dokument unterscheiden, wird für jeden Lieferanten ein individuelles Training der Dokumente durch unsere Mitarbeiter vorgenommen. Auf Basis dieser in einer Datenbank hinterlegten Trainingsmerkmale erfolgt zukünftig der automatisierte Auswertungsprozess und sorgt somit für eine erhebliche Prozessbeschleunigung.

5. Rechnungsfreigabe

Nach der intensiven Rechnungsdatenkontrolle können ihre Mitarbeiter die digitalen Rechnungen nun mittels Check-Boxen freigeben. Über die unterschiedlichen Statuseigenschaften können Sichten für den jeweils nächstzuständigen Mitarbeiter freigegeben werden. So kann zukünftig der Posteingangsworkflow sauber elektronisch dokumentiert erfolgen. Vom Sachbearbeiter der Fachabteilung bis hin zur Finanzbuchhaltung. Wie Sie den Posteingang erhalten möchten, ist einzig und allein Ihre Entscheidung. Üblicherweise wird  die allgemeine Post digital als PDF per E-Mail zugestellt. Die Rechnungen werden als PDF-Datei über eine Archivierungs- Workflowlösung zur dokumentierten Freigabe übergeben.

6. Automatische Buchung

Nach der intensiven Rechnungsdatenkontrolle können ihre Mitarbeiter die digitalen Rechnungen nun mittels Check-Boxen freigeben. Über die unterschiedlichen Statuseigenschaften können Sichten für den jeweils nächstzuständigen Mitarbeiter freigegeben werden. So kann zukünftig der Posteingangsworkflow sauber elektronisch dokumentiert erfolgen. Vom Sachbearbeiter der Fachabteilung bis hin zur Finanzbuchhaltung. Wie Sie den Posteingang erhalten möchten, ist einzig und allein Ihre Entscheidung. Üblicherweise wird  die allgemeine Post digital als PDF per E-Mail zugestellt. Die Rechnungen werden als PDF-Datei über eine Archivierungs- Workflowlösung zur dokumentierten Freigabe übergeben.

7. Ablage

Nach der intensiven Rechnungsdatenkontrolle können ihre Mitarbeiter die digitalen Rechnungen nun mittels Check-Boxen freigeben. Über die unterschiedlichen Statuseigenschaften können Sichten für den jeweils nächstzuständigen Mitarbeiter freigegeben werden. So kann zukünftig der Posteingangsworkflow sauber elektronisch dokumentiert erfolgen. Vom Sachbearbeiter der Fachabteilung bis hin zur Finanzbuchhaltung. Wie Sie den Posteingang erhalten möchten, ist einzig und allein Ihre Entscheidung. Üblicherweise wird  die allgemeine Post digital als PDF per E-Mail zugestellt. Die Rechnungen werden als PDF-Datei über eine Archivierungs- Workflowlösung zur dokumentierten Freigabe übergeben.

Jeden Tag aufs Neue kommt die Eingangspost und möchte im Haus verteilt werden. Haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, wie hoch Ihre internen Prozesskosten für die Verarbeitung einer einzigen Eingangsrechnung sind?

Durchschnittlich 8,00€ fallen für die Bearbeitung einer Eingangsrechnung an, wenn Sie nur von 5 Personen ausgehen, die am hausinternen Bearbeitungs- und Genehmigungsprozess teilnehmen. Das heißt, bei monatlich 200 Eingangsrechnungen verursachen Sie mit der herkömmlichen manuellen Postverteilung Kosten von 1.600,00€. Monat für Monat.

Mit dem DOPA Archiv Workflow Management zeigen wir Ihnen, wie die Bearbeitung des Posteingangs einfacher, schneller, effektiver und kontrollierter abläuft.

Kurz: Effiziente Posteingangsbearbeitung mit dem DOPA Workflow (Link Flyer PDF)

Mit dem DOPA Archiv Workflow Management können Sie den Posteingang digital bearbeiten. Die hierfür notwendigen Prozessschritte möchten wir Ihnen kurz erläutern.

Durch die digitale Posteingangsbearbeitung steht die tägliche Post allen Mitarbeitern umgehend zur Verfügung. Kein Mitarbeiter muss mehr lange auf die Postmappe vom Chef warten. Die Zugriffe erfolgen gesteuert über die jeweiligen Sichtberechtigungen. Die Dokumente können an einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams verteilt werden, so dass hierdurch eine beschleunigte Posteingangsbearbeitung erfolgen kann. Im Anschluss kann im Workflowsystem eine Verschlagwortung des Dokuments vorgenommen oder verändert werden. Handlungsanweisungen oder Wiedervorlagetermine können gesetzt werden.

Optional können wir Ihnen unsere Workflowlösung natürlich auch so konfigurieren, dass Sie Ihre Tagespost selbst scannen und indexieren. Die Indexierung kann dann mit passenden Scanlösungen unterstützt werden. Hierbei unterstützen wir Sie mit unseren Fachhandelspartnern um Ihre Scanarbeitsplätze zu optimieren.

Mit dem Dokumentenmanagementsystem des archivwerks lassen sich allerdings nicht nur Lösungen für Ihren Schriftverkehr finden. Durch unser Workflowmanagement finden wir die optimalen Wege für alle möglichen Prozesse in Ihrem Unternehmen und helfen Ihnen dabei, diese zu optimieren.

Durch ein gelungenes Workflowmanagement, welches individuell auf Ihr Unternehmen angepasst werden kann lassen sich mit Hilfe von guter Beratung und Unterstützung durch das archivwerk die perfekten Workflowmanagementprozesse entwickeln. Dies kann der digitale Urlaubsantrag, die digitale Reisekostenabrechnung oder auch ein anderer Prozess sein. Alle realen Geschäftsprozesse können nun für jeden Mitarbeiter digital abgebildet werden.

 

Mit einem Posteingangs Workflow lässt sich nicht nur die Prozessqualität verbessern und Durchlaufzeiten verkürzen, Sie erlangen damit auch eine schnellere Bearbeitung bzw. Erledigung der Aufgaben von Ihren Mitarbeitern. Sie können somit nicht nur Prozesse vereinheitlichen, sondern auch effizienter und produktiver arbeiten.

Sie sehen, durch die digitale Posteingangsbearbeitung vom archivwerk lässt sich jegliche Form von Prozessoptimierung vornehmen.

Wenden auch Sie sich an das archivwerk und gestalten Sie zusammen mit Ihrem individuellen Ansprechpartner den optimalen Workflow für Ihr Unternehmen.

  • Sofort nach dem Öffnen wird die Eingangspost gescannt und im digitalen Workflowsystem abgelegt. Hierdurch steht die tägliche Post allen Mitarbeitern umgehend zur Verfügung. Kein Mitarbeiter muss mehr lange auf die Postmappe warten.
  • Im Anschluss kann im Workflowsystem eine Verschlagwortung des Dokuments vorgenommen werden. Zusätzlich gibt es die Option direkt beim Scannen dem jeweiligen Dokument bereits eine Verschlagwortung mitzugegeben. Hierbei unterstützen wir Sie mit unseren Fachhandelspartnern um Ihre Scanarbeitsplätze zu optimieren, beziehungsweise kann das Einscannen des Posteingangs auch von unserem Team im Scanservice für Sie übernommen werden.
  • Die Verteilung der Dokumente erfolgt über eine entsprechende Zuweisung zu einem Mitarbeiter oder zu einem Team. Über den DOPA-Workflow lassen sich auch optimal Dokumente Abteilungen oder Gruppen zuordnen, so dass hierdurch eine beschleunigte Posteingangsbearbeitung erfolgen kann.