Scannen

Dokumente digitalisieren mit Ihrem bundesweiten Scandienstleister – archivwerk

Nutzen Sie mit dem Scanservice des archivwerks eine sichere & zukunftsorientierte Lösung Dokumente digital zu managen und fangen Sie an, papierlos in Ihrem Unternehmen zu arbeiten.
Ihre Vorteile auf einem Blick:

  • Platzersparnis
  • Kostensenkung
  • Nachhaltigkeit
  • Zeitersparnis
  • Flexibilität
  • Einfachere Teamarbeit
  • Verbesserte Kommunikation
Warum sollten Sie Ihre Dokumente digitalisieren lassen?
Weil Papier vergänglich ist und rein natürlich durch vielfaches Anfassen altert. Weil Papier verbrennen oder durch Feuchtigkeit Schaden nehmen kann. Weil Papier selten da liegt, wo man es sucht und Ihre Mitarbeiter jeden Tag ca. 60 Minuten nach Dokumenten suchen. Weil digitale Dokumente keinen Platz wegnehmen und Sie darin in wenigen Sekunden Informationen finden. Weil auf Papier Ihr wichtigstes Unternehmensgut liegt: Ihr gesamtes Unternehmens-Know-how. Durch eine Digitalisierung sichern Sie sich und Ihr Unternehmen gegen das Risiko Datenverlust ab. Sie sehen, es gibt viele gute Gründe Ihre Datenarchivierung von einem Scandienstleister durchführen zu lassen. Wir helfen Ihnen dabei.

Mit dem archivwerk in 3 Schritten zu Ihrem digitalen Archiv
Planung und Transport
Im ersten Schritt bringen wir Sie mit einem individuellen Ansprechpartner in Kontakt. In einem ersten Gespräch werden dann Einzelheiten besprochen und über anfallende Kosten und wichtige Hinweise aufgeklärt. Selbstverständlich gehen wir in unserem Beratungsgespräch auch auf Ihre Wünsche & Anforderungen ein und beantworten all Ihre Fragen. Um den Dokumententransport brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Angefangen mit der Organisation des Verpackungsmaterials (auf Wunsch auch in verschließbaren Datenschutzcontainern), bis zum eigentlichen Transport und was sonst noch alles um den Transport herum anfällt. Wir kümmern uns darum. Das Verpacken der Ordner und Akten können bei Bedarf wir übernehmen, wird aber oftmals von unseren Kunden selbst übernommen. Vor dem Verpacken erhalten Sie individuelle Barcodes zur Codierung der Ordner und Akten von uns. Auf dieser Basis wird festgehalten, wie viele Dokumente zum Archivieren von uns abgeholt werden.

Digitalisierung / Scannen
Im zweiten Schritt widmen wir uns der Digitalisierung Ihrer Dokumente. Diese werden vorab aufbereitet, d.h. Tackernadeln & Büroklammern werden entfernt und z.B. Knicke beseitigt. Zur Dokumententrennung bringen wir Barcodeaufkleber auf. Danach folgt das Scannen. Hierbei achten unsere Mitarbeiter darauf, dass Ihre Dokumente frei von Fehlern sind und ein perfektes Ergebnis aufweisen. Leerseiten werden gelöscht und umgedrehte Seiten richtig ausgerichtet.
Datenarchivierung
Im dritten und letzten Schritt geht es um die Übertragung Ihrer Dokumente. Wir können Ihre Dokumente in Ihrem individuellen Online Archiv archivieren oder Ihnen die Dateien mit einer gesicherten Verbindung übertragen. Die Dateien werden als durchsuchbare PDF/A Datei, geeignet für die Langzeitarchivierung, gespeichert. Das Online Archiv hat den Vorteil, dass Ihre Daten geschützt bleiben. Das bedeutet, dass diese verschlüsselt und unveränderbar bleiben. Unbefugte können sich dann natürlich keinen Zugang verschaffen.

Setzten Sie mit uns als Scandienstleister auf einen sicheren, erfahrenen und zukunftsorientierten Partner. Dokumente archivieren ist unser Kerngeschäft. Mit uns bieten Sie Ihren Mitarbeitern zukünftig die Möglichkeit papierloser zu arbeiten.

Fangen Sie jetzt an digital zu arbeiten!

  • Endlich wieder Platz!

    Durch das Auslagern der Akten und Ordner schaffen Sie wieder mehr Platz für die wichtigen Dinge und das Büro wirkt wieder offener und freier.

  • Alle Dokumente an einem Ort. Immer und überall.

    Ganz egal, wo Sie gerade sind, durch unser Online Archiv können Sie ganz bequem zuhause, im Café oder unterwegs arbeiten. Ihre Dokumente sind zu jeder Zeit abrufbar!

  • Ordnung und Struktur

    Viel Zeit geht in Büros dafür drauf, nach Dokumenten zu suchen, insbesondere wenn jeder Mitarbeiter seine eigene Ansicht von Struktur und Ordnung hat. Mit einem Online Archiv kommt das nicht wieder vor. Dokumente sind einheitlich sortiert und lassen sich durch Textsuche auch schnell wieder finden!

Mit unserem Team digitalisieren wir Ihnen Ihre Dokumente bis zum Format DIN A0+ in kürzester Zeit.
Egal welchen Dokumententypen Sie haben. Welche Ihrer Dokumente wir digitalisieren ist gleich, von der Visitenkarte über Verträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bauakten / Bauzeichnungen und andere Dokumente.

Kurz, wir scannen alles für Sie!
Auch Dokumente in Sondergrößen lassen sich problemlos digitalisieren. Wir haben für jedes Ihrer Dokumente die Möglichkeit diese in bester Qualität einzuscannen. Beispielsweise lassen sich Pläne in Großformat bis DIN A0 problemlos mit unseren Planscannern digitalisieren. Für Bücher setzen wir unseren Buchscanner ein.

Scanservice vor Ort
Falls Sie aus Sicherheitsgründen Ihre Daten nicht weggeben möchten, lässt sich auch ein Scanservice vor Ort von uns organisieren. Je nach Menge der zu digitalisierenden Dokumente entscheidet sich mit wie vielen Personen wir zu Ihnen kommen. Die Anzahl an Arbeitsplätzen, die Sie uns dann stellen müssen, wird vorab abgestimmt. Unsere Mitarbeiter bringen das notwendige Arbeitsmaterial mit, wie z.B. Scanner, Laptop, Scansoftware und Material zur Belegaufbereitung.

Dokumentensicherung
archivwerk arbeitet nach den aktuellen Sicherheitsstandards des Bundesdatenschutzgesetzes. Während des Scanauftrags werden Ihre Dokumente bei uns temporär auf unserem Server zwischengespeichert. Nach dem Abschluss übergeben wir Ihnen die fertigen Datensätze und Sie prüfen die digitalen Dokumente. Im Anschluss löschen wir die kompletten digitalen Datensätze.

Nach der Datenarchivierung gibt es drei Möglichkeiten, wie mit den Originalbelegen umgegangen werden kann:
Option 1: Wir liefern Ihnen die Belege zurück und Sie lagern die Ordner / Akten wieder bei sich ein.
Option 2: Wir vernichten die Belege gemäß den aktuellsten Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes. Die Vernichtung erfolgt gemäß DIN 66399 mit der Sicherheitsstufe 3.
Option 3: Wir können die Belege auch verpacken und dann in unserem Sicherheitslager für Sie einlagern.

Fordern Sie ein unverbindliches Angebot unter 0421-4104-780 oder unter info@archivwerk.com an und überzeugen sich von unserem guten Service als Scandienstleister. Erste Informationen zu Preisen finden Sie hier.