Personalakten scannen
Einfach, flexibel, digital!
Papierakten sicher und strukturiert digitalisieren
Im Laufe der Jahre sammeln sich in Personalakten zahlreiche Dokumente an – von Arbeitsverträgen und Bescheinigungen über Lohnunterlagen und Weiterbildungsnachweise bis zum laufenden Schriftverkehr. Erfolgt die Führung dieser Unterlagen ausschließlich in Papierform, wachsen damit auch der Platzbedarf und der Verwaltungsaufwand. Gleichzeitig kostet es die Personalabteilung immer wieder Zeit, einzelne Informationen in umfangreichen Aktenbeständen zu finden. Wenn Unternehmen ihre Personalakten scannen und digitalisieren, schaffen sie eine einheitliche digitale Datenbasis für ihre HR‑Prozesse. archivwerk übernimmt dabei auf Wunsch den gesamten
Warum Unternehmen ihre Personalakten digitalisieren
Eine wachsende Belegschaft bedeutet meist auch wachsende Aktenbestände. Jede neue Mitarbeiterin und jeder neue Mitarbeiter bringt weitere Personaldokumente mit sich. Über Jahre entstehen so umfangreiche Archive, die personelle und räumliche Ressourcen für Ablage, Suche und Verwaltung binden.
Die Digitalisierung von Personalakten bietet hier klare Vorteile und reduziert diesen Aufwand deutlich. Benötigte Dokumente lassen sich direkt am Bildschirm aufrufen, während umfangreiche Papierbestände schrumpfen und Platz im Büro freigeben. Die Personalabteilung kann sich so stärker auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren.
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Personalakten scannen lassen: archivwerk übernimmt für Sie die Arbeit
Gerade bei umfangreichen Bestandsakten kann das Scannen von Personalakten intern schnell zu einem größeren Projekt werden. Mitarbeiter müssen Akten vorbereiten, Dokumente aus Ordnern entnehmen, scannen, Dateien kontrollieren und anschließend richtig zuordnen. Diese Arbeit bindet Personal, das währenddessen für andere HR-Aufgaben nicht zur Verfügung steht.
Digitalisierung von Personalakten: Der Ablauf im Überblick
Eine zuverlässige Aktendigitalisierung beginnt nicht erst am Scanner. Entscheidend ist ein klar definierter Ablauf, der die vorhandenen Dokumente ebenso berücksichtigt wie die Anforderungen an Struktur, Datenschutz und spätere Nutzung.
Schritt 1: Bestandsakten und Anforderungen erfassen
Zu Beginn verschaffen wir uns gemeinsam einen Überblick über das Projekt. Wie viele Personalakten sind vorhanden? Wie umfangreich sind die einzelnen Akten? Welche Dokumenttypen kommen vor? Und in welche Struktur sollen die digitalen Dateien später überführt werden?
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Schritt 2: Abholung und Vorbereitung der Personalunterlagen
Auf Wunsch organisiert archivwerk die Abholung Ihrer Akten. Damit müssen Sie umfangreiche Papierbestände nicht selbst zu unserem Standort transportieren. Vor dem Scan werden die Unterlagen für die Verarbeitung vorbereitet.
Schritt 3: Scannen, Prüfung und Qualitätssicherung
Anschließend werden die Personaldokumente mit professioneller Scantechnik digitalisiert. archivwerk scannt Dokumente standardmäßig mit einer Auflösung von mindestens 300 dpi. Nach dem Scan erfolgt eine Prüfung auf Fehler und Vollständigkeit, bevor die Dateien für die weitere Verarbeitung freigegeben werden.
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Schritt 4: Klassifizierung und strukturierte Übergabe
Damit digitale Personalakten im Alltag wirklich Arbeit sparen, müssen die Dateien sinnvoll strukturiert sein. Eine Klassifizierung kann beispielsweise nach Mitarbeitern, Personalnummern oder Dokumentarten erfolgen. Dadurch lassen sich einzelne Unterlagen später gezielt wiederfinden.
Von gescannten Dokumenten zur elektronischen Personalakte
Das reine Scannen bildet zunächst die vorhandenen Papierunterlagen digital ab. Zur elektronischen Personalakte werden diese Dokumente vor allem durch eine nachvollziehbare Struktur und ihre Einbindung in die Personalverwaltung.
Unternehmen können dafür unterschiedliche Software einsetzen. archivwerk muss und will dabei nicht das vorhandene HR-System ersetzen. Vielmehr schaffen wir mit der Digitalisierung Ihrer Bestandsakten die Grundlage dafür, dass die vorhandenen Informationen digital zur Verfügung stehen.
Datenschutz und Datensicherheit bei Personalakten
Personaldaten gehören zu den besonders sensiblen Informationen eines Unternehmens. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit während des gesamten Digitalisierungsprozesses. Das betrifft sowohl den Transport und die Verarbeitung der Papierakten als auch den späteren Zugriff auf die Daten. Da archivwerk als externer Dienstleister diese sensiblen Daten verarbeitet, schließen wir vor Projektbeginn standardmäßig einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab. Intern sollten Unternehmen zudem festlegen, welche Mitarbeiter auf welche Personalunterlagen zugreifen dürfen.
Personalakten revisionssicher scannen: Was ist damit gemeint?
Wer Personalakten revisionssicher scannen möchte, verfolgt häufig das Ziel, Papieroriginale nach der Digitalisierung nicht dauerhaft weiter aufbewahren zu müssen. Dafür genügt es jedoch nicht, die Unterlagen lediglich einzuscannen und als Datei abzulegen. Entscheidend ist vielmehr der gesamte Prozess – von der Erfassung über die strukturierte Ablage bis zum Schutz vor unzulässigen Veränderungen und einer nachvollziehbaren Aufbewahrung. Sollen die Papierdokumente anschließend vernichtet werden, müssen zusätzlich die gesetzlichen Vorgaben für die jeweilige Dokumentenart berücksichtigt werden.
So gelingt der Einstieg in die digitale Personalakte
Die Einführung muss nicht in einem einzigen großen Projekt erfolgen. Gerade bei umfangreichen Aktenbeständen kann es sinnvoll sein, zunächst einen abgegrenzten Bereich zu digitalisieren und Erfahrungen mit den neuen Abläufen zu sammeln.
Ein möglicher Einstieg sind beispielsweise die aktiven Personalakten. Anschließend können ältere Bestände oder weitere HR-Dokumente folgen. Wichtig ist vor allem, dass vor dem ersten Scan eine klare Struktur feststeht.
Was kostet es, Personalakten zu digitalisieren?
Die Kosten hängen von mehreren Faktoren ab. Dazu zählen beispielsweise die Anzahl und der Umfang der Akten, der Zustand der Unterlagen, die gewünschte Aufbereitung sowie zusätzliche Leistungen wie OCR, Indexierung oder Datenerfassung.
Personalakten mit archivwerk digitalisieren
Von der ersten Projektplanung bis zur fertigen digitalen Ablage begleitet archivwerk Unternehmen durch den gesamten Digitalisierungsprozess. Unser Know-how umfasst nicht nur das Scannen selbst, sondern auch die Vorbereitung, den Transport, die Qualitätskontrolle, die Klassifizierung und verschiedene Möglichkeiten der anschließenden Archivierung. Nach der Digitalisierung entscheiden Sie, was mit den Papierakten geschehen soll. Je nach rechtlichen Vorgaben und Ihrem Wunsch können die Unterlagen zurückgegeben, weiterhin gelagert oder – sofern rechtlich zulässig – sicher vernichtet werden. Eine solche Aktenvernichtung erfolgt bei archivwerk zertifiziert und streng datenschutzkonform nach DIN 66399 (Schutzklasse 3).
FAQ zum Scannen von Personalakten
Welche Personalunterlagen können digitalisiert werden?
Können wir Personalakten digitalisieren und die Originale danach vernichten?
Wie gelangen die gescannten Personalakten in unser HR-System?
Warum lohnt sich ein externer Dienstleister für das Scannen von Personalakten?
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