Aktenaufbewahrung

Aktenaufbewahrung, Aktenlagerung und Aktenvernichtung

Sie möchten eine externe Aktenlagerung vornehmen, um zu einem späteren Zeitpunkt auf Ihre Akten wieder zugreifen zu können? Sie haben einige wichtige Dokumente, welche Sie auf Grund der gesetzlichen und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen noch nicht vernichten dürfen? Sie möchten Ihr Unternehmen durch eine externe Aktenlagerung papierfreier gestalten? Oder Sie wissen noch nicht, was nach dem Digitalisierungsprozess mit Ihren Akten passieren soll? Dann wenden Sie sich an uns!

Das archivwerk bietet Ihnen beim Thema Aktenlagerung / Aktenaufbewahrung und Aktenvernichtung einen Rund-um-Sorglos-Service an, mit welchem Sie sich um nichts kümmern müssen. Das bedeutet, wir Planen und Übernehmen jeden einzelnen Arbeitsschritt für Sie.

Der Rund-um-Sorglos-Service des archivwerks umfasst:

  • Transportplanung sowie Abholung, bzw. Versandplanung Ihrer Akten/ Ordner
  • Stellung des Verpackungsmaterials für die Akten / Ordner
  • Optional das Verpacken der Akten / Ordner
  • Codierung mit Barcodes
  • Katalogisierung der Akten / Ordner durch unsere Mitarbeiter
  • BDSG – gerechte Aktenlagerung bzw. Aktenarchivierung
  • Übersicht über Anzahl Akten / Ordner für Ihre Recherche
  • Spätere Vernichtung oder Digitalisierung von Akten / Ordnern

In 3 Schritten zu Ihrem Aktenlager

Projektplanung

Bevor wir mit der Einlagerung Ihrer Dokumente beginnen können, werden alle Einzelheiten in einem Projektgespräch abgeklärt. Hierbei wird zum Beispiel festgehalten, wie viele Akten, Ordner und sonstige Dokumente eingelagert werden sollen oder ob diese nach einer gewissen Frist vernichtet werden sollen.

Transport

Damit wir Ihre Dokumente in unseren Aktenlager unterbringen können, muss der Transport dieser gut organisiert sein. Wie die Akten letztendlich in unser Aktenlager gelangen, ist auf unterschiedlichen Wegen möglich.

Durch unseren Fuhrpark sind wir auch in der Lage Ihre Dokumente unbeschädigt zu transportieren, bei geringen Mengen macht meist ein Versand per Post Sinn.

Digitalisierung

Wenn Sie Ihre Akten einlagern, kann es durchaus sinnvoll sein, Ihre Dokumente zunächst digitalisieren zu lassen. Dadurch können Sie jederzeit auf Ihre Dokumente zugreifen, falls Sie diese doch noch einmal benötigen.

Hierbei sind wir auch in der Lage einzelne Dokumente auf Abruf zu scannen. Unser Scan-On-Demand-Service ermöglicht Ihnen digitale Dokumente erst dann, wenn Sie sie wirklich brauchen.

Warum sollten Sie Ihre Akten einlagern lassen?

Mit der Zeit nimmt die Menge an Akten in Unternehmen zu und kann langfristig zum Problem werden. Die Meisten Akten werden im alltäglichen Gebrauch jedoch nur selten oder fast nie benutzt. Für Unternehmen kommt die Aktenvernichtung allerdings nicht in Frage, da sich in vielen Ordnern noch Dokumente befinden, welche man durch die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen noch nicht vernichten kann. Wenn Sie Ihre Akten einlagern lassen, können Sie die Anzahl an Aktenordnern in Ihrem Unternehmen verringern und bei Bedarf dennoch auf die gewünschten bzw. benötigen Dokumente zugreifen. Insbesondere in Regionen mit hohen Büromieten lohnt sich die externe Aktenlagerung um die eigenen Gebäudekosten zu reduzieren. Falls Sie wissen möchten, wie lange die Aufbewahrungsfristen für gewisse Dokumente gelten, schauen Sie unter unserer Aufbewahrungsfristen-Liste nach.

Scannen auf Abruf

Mit Hilfe unseres großen Sicherheitslagers ist das archivwerk in der Lage, auch für große Mengen an Akten und Ordnern eine Aktenlagerung vorzunehmen. Oftmals werden Akten, Ordner und weitere Dokumente auf Grund der Aufbewahrungspflicht nicht direkt vernichtet, nachdem diese digitalisiert werden. Häufig werden diese, je nach Dauer der Aufbewahrungspflicht, vernichtet oder gegebenfalls zurückgeliefert.

Scan-on-Demand heißt unser Service, mit welchem wir in der Lage sind, Dokumente erst dann zu scannen, wenn diese wirklich gebraucht werden. Durch unser Condition-Monitoring-System wissen wir, ob und wie lange sich ein Dokument schon in unserem Lager befindet. Dadurch können wir den Status des Dokumentes einsehen und wissen somit auch, wo es sich in unserem Aktenlager befindet, damit wir auf dieses schnellstmöglich zugreifen können. Wenn Sie somit zum Beispiel einen Nachweis benötigen, welcher sich durch eine Aktenlagerung nun in unserem Aktenlager befindet, müssen Sie uns nur Bescheid geben, um welches Dokument es sich handelt und wir können sofort mit der Bearbeitung starten.

Sichere Aktenlagerung mit dem archivwerk!

Unser Sicherheitslager, welches wir für die Aktenaufbewahrung verwenden, ist alarmgesichert überwacht mit direkter Aufschaltung bei einem Sicherheitsunternehmen. Zusätzlich überwachen wir zur Einhaltung der optimalen Lagerbedingungen das Klima (Temperatur, Luftfeuchtigkeit, etc.) und sorgen dadurch für die bestmöglichen Konditionen, um Ihre Akten ordnungsgemäß und langfristig einlagern zu können.

Klimatische und Räumliche Anforderungen an ein Archiv

Nicht jeder Ort ist für die Aktenaufbewahrung geeignet. Räume mit zu viel Tageslicht, einer zu hohen Luftfeuchtigkeit oder zu hohen Temperaturschwankungen eignen sich nicht für eine Aktenlagerung. Eine zu hohe Luftfeuchtigkeit kann zum Beispiel zu Schimmelbildung auf den Akten / Ordnern führen. Die Schimmelsporen sind wiederum gesundheitsschädlich und müssen vor einer erneuten Aktennutzung aufwendig und teuer gereinigt werden. Dies kann durch eine professionelle Aktenlagerung vermieden werden.

Gemäß DIN ISO 11799 werden folgende Eigenschaften eines Lagers empfohlen:

  • Ideal wäre eine Raumtemperatur von 8 – 16 Grad.
  • Die relative Luftfeuchtigkeit sollte zwischen 45% und 55% liegen, bei einer Schwankungsbreite von +/- 3%.
  • Die klimatischen Verhältnissen sollten ständig überwacht werden und möglichst konstant sein.

Das Aktenlager sollte ferner kein natürliches Tageslicht reinlassen, da die UV-Strahlen dem Papier schaden. Ferner ist eine Dauerbeleuchtung des Aktenlagers zu vermeiden. Dunkle Räume mit den obigen Klimaeigenschaften eignen sich am besten für die langfristige Aktenaufbewahrung.

Intelligente Aktenverwaltung und Überwachung

Um Ihren Akten / Ordnern die volle Sicherheit zu gewähren, haben wir in unserem Aktenlager ein intelligentes Condition-Monitoring-System eingeführt. Dadurch können unsere Mitarbeiter jederzeit den Status Ihrer Akten einsehen. Das bedeutet, dass wir ganz genau wissen, welche und wie viele Ihrer Akten / Ordner sich derzeit in unserem Lager befinden. Außerdem können wir somit kontrollieren, wo sich die Akte befindet und ob diese schon digitalisiert oder vernichtet wurde. Das garantiert Ihren Akten / Ordnern nicht nur ein hohes Maß an Sicherheit, sondern lässt Sie auch von der schnellen Bearbeitung Ihrer Akten profitieren. Denn sobald Sie bestimmte Dokumente, z.B. als PDF-Dokument zurückfordern, können wir blitzschnell mit der Bearbeitung beginnen, die Akten in unserem System finden, diese digitalisieren und sofort abschicken.

Aktenlagerung, Rückversand oder Aktenvernichtung: Unsere Lösungen nach dem Digitalisierungsprozess

Falls Sie die Originaldokumente nach dem Digitalisierungsprozess behalten wollen, selbst aber keine Räumlichkeiten für die Aktenaufbewahrung zur Verfügung haben, dann helfen wir Ihnen. In unserem Archiv können Sie die Aktenlagerung so lange Sie wünschen fachgerecht vornehmen, auch über die steuerlichen Aufbewahrungsfristen von 6 bzw. 10 Jahren hinaus (eine Übersicht über die Aufbewahrungsfristen finden Sie unten). Selbstverständlich können Sie bei Bedarf jederzeit an Ihre Originaldokumente heran. Auf Anfrage senden wir Ihnen diese gerne per Express zu, bzw. senden Ihnen diese bei Bedarf auch in elektronischer Form (Fax oder per Online-Archiv).

Als zweite Option bieten wir Ihnen auch den Rücktransport der Akten / Ordner zu Ihnen an. Hierfür werden die Dokumente wieder in die Originalordner zurückgelegt, gemäß den Vorgaben verpackt und auf Basis der getroffenen Absprachen wieder zu Ihnen zurücktransportiert.

Als dritte Option bieten wir Ihnen an, die Aktenvernichtung für Sie gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) zu übernehmen. Die Vernichtung erfolgt auf Basis der DIN 66399 – Sicherheitsstufe P3. Wenn Sie sich für eine revisionssichere digitale Archivierung als Endlösung entschieden haben, dann können Sie große Teile der Dokumente und Akten vernichten. Die Vernichtung erfolgt nach Ihrer schriftlichen Freigabe. Im Anschluss erfolgt die Aktenvernichtung. Am Ende erhalten Sie hierüber ein Zertifikat zur Bestätigung der ordnungsgemäßen Aktenvernichtung.

Sie sehen, Dienstleistungen rund um Ihre Dokumente (Belegtransport, Scanservice, Aktenvernichtung, Aktenlagerung oder Rücktransport) können sehr umfangreich sein. Wir helfen Ihnen, das richtige Leistungsspektrum für Sie zu finden.
Vereinbaren Sie ein individuelles Beratungsgespräch unter 04202 / 952 7686 oder unter info@archivwerk.com.

Übersicht über die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Folgende Aufbewahrungsfristen müssen zurzeit beachtet werden (Stand Dezember 2012, alle Angaben trotz sorgfältiger Prüfung ohne Gewähr):

Dokumentenart Aufbewahrungsfrist (in Jahren)
Abrechnungsunterlagen 10
Aktenvermerke 6
Angebote mit Auftragsfolge 6
Angestelltenversicherung 10
Anhang zum Jahresabschluss 10
Arbeitszeitnachweise 2
Ausgangsrechnungen 10
Bankbelege 10
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 10
Betriebskostenrechnungen 10
Betriebsprüfungsberichte 6
Bilanzen 10
Buchungsbelege 10
Einfuhrunterlagen 6
Exportunterlagen 6
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10
Finanzberichte 6
Frachtbriefe 6
Gehaltslisten 10
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe 6
Gewinn- und Verlustrechnung 10
Handelsregisterauszüge 6
Dokumentenart Aufbewahrungsfrist (in Jahren)
Inventare 10
Jahresabschluss mit Erläuterungen 10
Kassenberichte 10
Kassenbücher/-blätter 10
Kontoauszüge 10
Kreditunterlagen 6
Lohnbelege 10
Lohnlisten 6
Mahnbescheide 6
Mietunterlagen 6
Personalunterlagen 3
Preislisten 6
Quittungen 10
Rechnungen 10
Reisekostenabrechnungen 10
Spendenbescheinigungen 6
Steuererklärungen und Steuerbescheide 10
Telefonkostennachweise 10
Versand- und Frachtunterlagen 6
Versicherungspolicen 6
Verträge 10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher 10
Zollbelege 10

Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Sonderfälle.

Haben Sie noch Fragen zum Thema Aktenlagerung? Kontaktieren Sie uns gerne.

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