Archivierung

Rechtssichere Archivierung

Sie möchten Dokumente, Verträge, Mails oder Rechnungen rechtssicher archivieren? Dann finden Sie bei uns die passenden Lösungen für jeden Einsatzbereich der Archivierung. Wir haben Dokumentenmanagementlösungen, die wir Inhouse auf Ihrem Server speichern, als auch eine flexibel skalierbare Online Archivierung im Portfolio. Hier stellen wir Ihnen kurz unsere Archivierungslösungen und unsere Projektumsetzung vor.

Projekte zur Archivierung von Dokumenten starten ganz klassisch damit, dass Sie uns Ihren Bedarf und die Anforderungen schildern. Sie skizzieren, was Sie vorhaben und welche Prozesse mit der Archivierung verbessert werden sollen. Dies kann die reine Archivierung von E-Mails, die Einführung eines Rechnungseingangsworkflows mit verschiedenen Freigabeszenarien oder auch die klassische Archivierung von Dokumenten wie Verträge, Lieferscheine, Angebote, usw. sein.

Nachdem Sie uns Ihren Bedarf geschildert haben, schauen wir, welches DMS zu diesen Anforderungen passt. Wir vereinbaren einen Termin zur Präsentation einer möglichen Lösung. Wenn wir hiermit Ihren Bedarf treffen, dann erstellen wir ein erstes Richtwertangebot. Im nächsten Schritt führen wir gemeinsam einen Workshop durch. Im Workshop nehmen wir die Anforderungen im Detail auf, z.B. Schnittstellen zu führenden Systemen, Ihre IT-Umgebung für die Installation der Software, Scanlösungen, etc. Auf Basis dieser Informationen erhalten Sie dann das finale Angebot und eine grobe Projektplanung von uns.

Wir wissen, dass jedes Unternehmen auf seine eigene Art und Weise seine Dokumente verwaltet. Viele Unternehmen greifen ausschließlich intern auf ihre Dokumente zu, andere benötigen wiederrum ein Archiv, auf welches sie auch unterwegs zugreifen können. Aus diesem Grund haben wir zwei unterschiedliche Archive im Portfolio, welche alle dem Ziel nachgehen ein zentraler Ablageort für Ihre Dokumente zu sein, jedoch unterschiedlich in Ihr Unternehmen integriert werden können, um Ihnen den größtmöglichen Nutzen zu stiften.

Online Archivierung

Die Online Archivierung ist eine Möglichkeit der Archivierung von Dokumenten, welche Sie ganz einfach über einen Webbrowser erreichen können. Dadurch wird es Ihnen ermöglicht, 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr auf Ihre Dokumente zugreifen zu können. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein gängiger Webbrowser. Keine zusätzlichen Kosten durch das Installieren eines Servers, keine sonstige Hardware- und Softwareinstallation und keine aufwändige Installation einer Applikation. Es spielt dabei auch keine Rolle, von wo und mit welchem Gerät Sie auf Ihre Dokumente zugreifen möchten. Ob im Büro, in der Bahn oder im Café: Mit einer Archivierung durch das archivwerk Online Archiv haben Sie immer und überall die Möglichkeit auf Ihre Dokumente zugreifen zu können. Nähere Informationen zu Preisen, dem Aufbau des Archivs und den Möglichkeiten finden Sie unten auf der nächsten Seite.

Inhouse Archiv mit windream

Mit windream setzen wir die Archivierung Ihrer Dokumente auf Ihrem unternehmensinternen Server um. Durch windream wird es Ihnen ermöglicht, einen Ablageort einzurichten, welcher sich in der gewohnten Umgebung Ihres Windows-Explorers befindet. Sie brauchen dadurch keine separate Anwendung zu starten. Durch eine Archivierung Ihrer Dokumente mit windream können Ihre Mitarbeiter neue Dokumente ganz einfach mit der gewohnten Funktion „Speichern unter“ auf Ihrem Server ablegen. Auch wenn Ihre Mitarbeiter Dokumente verwalten, bearbeiten und löschen können, bleiben diese unveränderbar in einem Administrationsbereich Ihres Archivs gespeichert. Ihre Dokumente werden mit windream revisionssicher archiviert, verlassen aber Ihr Haus nicht.

Ihre Vorteile mit unseren Archivierungslösungen!

Steigern auch Sie in Ihrem Unternehmen die Arbeitseffizienz und führen Sie mit uns ein preisgünstiges Archiv als Grundstein für ein produktives Dokumentenmanagement ein. Durch unsere auf Ihr Unternehmen individuell anpassbaren Archivierungslösungen finden wir für jedes Unternehmen das passende Archiv. Mit unserer Online Archivierung bieten wir Ihnen ein Höchstmaß an Sicherheit. Ihre Daten werden in räumlich getrennten Rechenzentren inklusive Sicherung geschützt, die Datenübertragung wird durch eine 256 Bit SSL-Verschlüsselung gesichert und besitzt eine ausgefeilte Passworttechnologie für die Zugangsbeschränkung. Im Online Archiv selbst kann je Indexfeld die Sicht für einzelne Benutzer mit der Berechtigungsadministration eingeschränkt werden. Durch unsere revisionssichere Archivierung sind Sie zudem gegen Brand- und Wasserschäden geschützt, ganz im Gegensatz zum üblichen Papierarchiv.

Sie sehen, durch eine digitale Dokumentenarchivierung mit dem archivwerk genießen Sie zahlreiche Vorteile, durch welche Sie effizienter und produktiver arbeiten können. Ihre Daten bleiben dabei vollkommen geschützt und gegen unbefugten Zugriff garantiert gesichert.

Mit unserem Inhouse- und unserem Online Archiv bieten wir Ihnen neben der klassischen Dokumentenarchivierung und E-Mail Archivierung auch die Möglichkeit der digitalen Posteingangsverarbeitung mit einem Workflow an.

Was ist ein digitaler Posteingang?

Bei einem digitalen Posteingang handelt es sich in der Regel um eine Möglichkeit Ihren gesamten Schriftverkehr auf einen Blick digital einsehen und verwalten zu können. In vielen Unternehmen kommt es nämlich durch die unterschiedliche Verarbeitung von Eingangspost und E-Mail-Schriftverkehr häufig zu verlängerten Bearbeitungszeiten und zeitraubender Dokumentenverwaltung. Das führt in den meisten Fällen nicht nur zu einer Kostenzunahme, sondern verlangsamt die internen Bearbeitungszeiten innerhalb Ihres Unternehmens, was zum Beispiel beim Einhalten von Zahlungsfristen oder dem Nutzen von Skonti zum Problem werden kann.

Um viele dieser Probleme zu vermeiden wird eine Lösung gebraucht, welche Ihnen keinen zusätzlichen Verwaltungsaufwand bereitet und bei der die Anwender nicht jedes Mal überlegen müssen, wie sie mit Rechnungen oder allgemeinen Schriftverkehr die per E-Mail eingehen, umzugehen haben.

Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung eines digitalen Posteingangs, sowohl im Rahmen der Online Archivierung, als auch mit dem Scannen der Dokumente und der anschließenden SFTP-Übertragung auf Ihrem Server.

Mit unserem digitalen Posteingang erhalten Sie Ihre Eingangspost in einem digitalen Archiv bereitgestellt. Die Prozesse der Eingangspostbearbeitung werden dann digital fortgeführt. Mit einem digitalen Workflow werden die Freigabeschritte protokolliert. Die Bearbeitungszeit wird erheblich beschleunigt und Buchungsdaten können mit einer Schnittstelle an die nachfolgenden Buchungssysteme, z.B. DATEV, übergeben werden. Der Vorteil einer digitalen Posteingangslösung liegt vor allem im schnelleren Zugriff aller Dokumente für Ihre Mitarbeiter. Weniger Suchen, mehr Finden mit archivwerk.
Ihr Schriftverkehr wird sofort nach Erhalt von uns digitalisiert und in ihrem Archiv gespeichert. Keine langen Bearbeitungszeiten und keine zusätzlichen Kosten: Sie finden Ihre Eingangspost noch am selben Tag in Ihrem Archiv.
Durch das Abspeichern Ihrer Eingangspost als durchsuchbares PDF/A-Dokument wird es Ihnen zusätzlich ermöglicht, durch eine Textsuche innerhalb Ihrer Dokumente nach Stichwörtern oder Begriffen zu suchen.