Scanservice

Digitalisierung diverser Dokumente

Unser Scanservice

Sie möchten in Ihrem Unternehmen effizienter und flexibler arbeiten? Sie besitzen Archivräume, welche Sie lieber anderweitig benutzen möchten? Sie haben zahlreiche Akten, Ordner, Pläne oder sonstige Dokumente, die sicher auf Ihrem eigenen Server abgelegt werden sollen?

Setzen Sie auf eine Digitalisierung durch das archivwerk.

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Zeitersparnis

Zufriedene Kunden

Gescannte Dokumente

Mit dem archivwerk in 3 Schritten zu Ihrem papierlosen Büro

Schritt 1: Projektgespräch

Wenn Sie sich für eine Digitalisierung mit dem archivwerk entschieden haben, brauchen Sie sich um nichts zu kümmern. Wir starten unsere Zusammenarbeit in der Regel mit einem ausführlichen Projektgespräch. Dort werden Sie über alle wichtigen Informationen zu unserem Service aufgeklärt. Weiter nehmen wir unter anderem auf, nach welchen Regeln eine Sortierung der Dokumente zu erfolgen hat und in welchem Datenformat die Rücklieferung erfolgen soll.

Schritt 2: Digitalisierung der Dokumente

Nachdem wir die Akten/Ordner bei Ihnen abgeholt haben, beginnt die eigentliche Vorbereitung um die Akten zu digitalisieren. Mit unserem Team bereiten wir die Dokumente für den Scanprozess für Sie vor. Wir enttackern, entheften und glätten die Dokumente. Bei Bedarf beseitigen wir Risse und bringen Barcodeaufkleber auf um die Dokumente zum Digitalisieren zu trennen.

Schritt 3: Bereitstellung der Dokumente & weiteres Vorgehen

Nach dem Scannen liefern wir Ihnen die digitalisierten Dokumente in allen gängigen Formaten zurück, z.B. als OCR PDF, PDF oder TIFF. Danach entscheiden Sie selbst, was mit Ihren Dokumenten passieren soll. Meistens wird auf Grund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eine weitere Archivierung in Form einer Lagerung in unserem internen Aktenlager in Anspruch genommen, eine Vernichtung der Dokumente oder eine Rücklieferung wären jedoch auch möglich.

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Aktenlagerung

Mehr zum Thema Scannen

Was das archivwerk so besonders macht

Unternehmensorientierte Projektplanungen sind wichtig, um die Vorstellungen unserer Kunden umsetzen zu können. Deshalb beziehen wir uns bei der Umsetzung eines Projektes stets auf die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden und setzen die Ziele in ständiger Absprache um.

Claus Flathmann

Geschäftsführer, archivwerk GmbH

Was kann man bei einem Service vom archivwerk erwarten?

Hervorragende Qualität ist das A und O bei einer Dokumentendigitalisierung. Durch unsere jahrelange Erfahrung im Bereich Scannen haben wir unserer Prozesse insofern optimiert, dass unsere Kunden makellose Dokumente erhalten. All das wird jedoch nur durch unsere professionelle Hardware ermöglicht.

Mit Hilfe unserer Hochleistungsscanner werden Dokumente in bestmöglicher Qualität mit einer Auflösung von 300 dpi gescannt. Das bedeutet, dass selbst bei starker Vergrößerung des Textes keine Buchstaben verschwimmen und Bilder klar und deutlich zu erkennen sind. Als Scandienstleister wissen wir jedoch auch, dass Unternehmen mit den unterschiedlichsten Dokumentenarten arbeiten. Neben den herkömmlichen A4-Dokumenten, welche zumeist in Akten und Ordnern vorkommen, können wir als professioneller Scandienstleister demnach auch Pläne, Visitenkarte, Belege, Rechnungen oder andere Dokumente in den unterschiedlichsten Größen digitalisieren. Im Gegensatz zu anderen Scandienstleistern müssen wir sehr große Dokumente nicht aufwendig präparieren, um diese mit unseren Scannern zu digitalisieren. Denn das führt oftmals zu sichtbaren Knicken oder, im schlimmsten Fall, zu einer Beschädigung der Originaldokumente. Um dies zu verhindern, stehen uns die unterschiedlichsten Scanner zur Verfügung, um eine möglichst große Bandbreite an Dokumentenarten abdecken und alle Dokumente auch nach dem Scannen in Ihrem Originalzustand belassen zu können. Zum Beispiel arbeiten wir schon seit Jahren mit einem speziellen Planscanner. Dieser kann zum Beispiel Pläne und Dokumente bis zu einer Größe von A0 digitalisieren. Für Bücher und Hefte nutzen wir unseren Buchscanner. Der große Vorteil ist hierbei, dass die Bücher, Hefte oder sonstige gebundene Dokumente nicht für das Scannen geschnitten oder anderweitig präpariert werden. Auch kleinere Dokumente, wie Belege oder Rechnungen können wir dadurch problemlos scannen.

Wenn Sie noch mehr über unseren Scanservice und die Digitalisierung Ihrer Dokumente wissen möchten, sprechen Sie uns gerne an!

Ohne Probleme Rechnungen und Belege digitalisieren lassen

Sie besitzen viele Rechnungen oder Belege und möchten diese nun auch digital vorliegen haben? Mit unserem Scanservice ist das kein Problem. Mit Hilfe unserer Hochleistungsscanner können wir hunderte Rechnungen und Belege innerhalb kürzester Zeit in bester Qualität digitalisieren. Unser Service enthält sowohl die Aufbereitung der Belege oder Rechnungen, den Scan der Dokumente an sich, als auch die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente in Ihrem persönlichen Online-Archiv. Hierbei werden auch einzelne Daten Ihrer Rechnungen erfasst und können mit Hilfe der Online-Archivierung nach bestimmten Kriterien gefiltert werden. So können z.B. die Absender der Rechnungen erfasst und nach ihnen gesucht werden.

Mehr zum Thema Archivierung>

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Wie erhalte ich meine digitalen Dokumente?

Die Rücklieferung der digitalen Dokumente können Sie auf einem Datenträger (CD/DVD oder USB-Stick), per FTP-Übertragung auf Ihren Server oder auch ganz bequem über unser Online Archiv erhalten. Im Online Archiv stehen Ihnen die Dokumente in Ihrem persönlichen revisionssicheren Mandanten 24 Stunden am Tag für schnelle Recherchen zur Verfügung.

Benötigen Sie noch eine Datenerfassung um Ihren digitalen Dokumenten eindeutige Namen zu vergeben oder eine Indexierung in Ihrem DMS vorzunehmen? Auch dies kann von uns durchgeführt werden. Mittels Barcodeaufklebern können Informationen ausgewertet werden. Falls keine Barcodes zur Verfügung stehen, können alternativ auch Ausleseverfahren per Texterkennung inkl. manueller Korrektur durch unsere Mitarbeiter vorgenommen werden. Durch die manuelle Kontrolle erhöht sich die Qualität der gelieferten Daten beträchtlich, so dass Sie mit nahezu fehlerfreien Inhalten rechnen können.

Nutzen Sie unseren schnellen und preisgünstigen Scanservice und konzentrieren Sie sich zukünftig auf Ihre Kernaufgaben. Mit dem Outsourcing des Scanprozesses sparen Sie Investitionen in teure Scanner und Software und zahlen rein das, was Sie auch tatsächlich an Papier scannen lassen. Sie werden sehen, das PDF-Scannen von Dokumenten und Akten ist heutzutage eine preisgünstige Alternative zum herkömmlichen Belegarchiv und hilft Ihnen Ihre Prozesse zu verschlanken und Suchzeiten zu reduzieren.

Wir stehen Ihnen für eine Analyse Ihrer Prozesse und für ein unverbindliches Angebot gerne zur Verfügung.

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