Online Archiv

Alle Dokumente. Ein Ort.

Starten Sie jetzt mit einem Online-Archiv und genießen Sie noch heute die zahlreichen Vorteile. Mit Hilfe eines Online-Archiv sind alle Dokumente, seien es Pläne, Fotos oder Visitenkarten gebündelt an einem Ort. In vielen Unternehmen ist ein zentraler Ablagepunkt für sämtliche Daten nämlich immer noch mehr Fiktion als Fakt. Oft verfolgt jeder Mitarbeiter seine eigene Struktur, sämtliche Daten werden nicht ausreichend indexiert und digitale Dokumente und Papierdokumente überschneiden sich, sodass man schnell den Überblick verliert. Ein Online-Archiv vom archivwerk ist die Lösung für diese Probleme. Machen Sie sich schon jetzt vertraut und erleichtern Sie Ihren Arbeitsalltag!

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Immer dabei.

Bei der Nutzung eines Online-Archivs vom archivwerk gibt es kaum Beschränkungen. Das heißt auch, dass Sie zu jeder Zeit auf Ihr Online-Archiv zugreifen können. Mit einer zentralen Ablage Ihrer Dokumente in einem Online-Archiv wird es Ihnen somit ermöglicht, auch außerhalb Ihrer regulären Arbeitszeiten auf Dokumente und Daten Ihres Unternehmens zuzugreifen. Dadurch können Arbeitszeiten um einiges flexibler gestaltet werden und Mitarbeiter können auch von unterwegs oder zum Beispiel von Zuhause arbeiten.

Keine versteckten Kosten.

Sie besitzen unternehmensinterne Archivierungsräume, welche jedoch besser und anders genutzt werden können? Nun ein eigener Archivierungsraum könnte sich kurzfristig lohnen, stellt auf langer Frist jedoch eine finanzielle Last dar. Für ein Online-Archiv vom archivwerk fällt Ihnen lediglich eine monatliche Gebühr an, Sie brauchen sich also unter keinen Umständen um hohe Zusatzkosten zu fürchten. Alles, was Sie für eine Einrichtung Ihres Online-Archivs benötigen, wird Ihnen zu Beginn sofort zur Verfügung gestellt, sodass Sie direkt anfangen können.

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Keine zusätzlichen Kosten

Rund um die Uhr erreichbar

Von überall auf meine Daten zugreifen

Nutzerfreundliche Bedienoberfläche

Online-Archivierung leicht gemacht!

Helfen Sie sich und Ihren Mitarbeitern bei der Organisation wichtiger Dokumente! Durch ein Online-Archiv werden alle Dokumente übersichtlich an einem zentralen Ort abgelegt, sodass Dokumente in kürzester Zeit gefunden und genutzt werden können.

Das archivwerk steht Ihnen bei der Einführung eines Online-Archives ständig für Fragen zur Verfügung, damit der Einstieg in Ihr Online-Archiv vollkommen reibungslos verläuft.

Online Archivierung mit dem DOPA Archiv®

Online Archivierung, oder auch Cloud Archivierung, ist ein modernes Instrument um flexible und preisgünstige IT-Infrastrukturen für kleine und mittelständische Unternehmen zu schaffen. Hierbei werden je nach Bedarf IT-Ressourcen in Rechenzentren gemietet, ohne dass es direkter Investitionen in Hardware, Software und IT-Administration Bedarf.
Mit dem DOPA Archiv® haben wir für Sie ein einfaches, preisgünstiges und schnelles Online Archiv geschaffen, mit dem Sie jegliche Art von Dokumentenarchivierung durchführen können.

Mehr erfahren

Digitale Dokumentenarchiverung – Unsere Lösungen

Über die Jahre kann sich in Ihrem Unternehmen einiges an Papier ansammeln. Ob es sich dabei um Rechnungen, Belege oder andere Dokumente handelt. Lagern Sie Ihre Dokumente aus und arbeiten Sie digital.

Seit 2010 digitalisiert das archivwerk mit speziellen Scannern und professioneller Software Ihre Dokumente.

Mehr erfahren

Sie möchten in Ihrem Unternehmen effizienter und flexibler arbeiten?

Sie besitzen Archivräume, welche Sie lieber anderweitig benutzen möchten? Sie haben zahlrreiche Akten, Ordner, Pläne oder sonstige Dokumente, die sicher auf Ihrem eigenen Server abgelegt werden sollen?

Setzen Sie auf eine Digitalisierung durch das archivwerk.

Durch unsere jahrelange Erfahrung sind wir der richtige Scandienstleister für Ihr Anliegen. Seit 2011 scannt, digitalisiert und archiviert das achivwerk bundeswit Akten, Ordner, Pläne, Visitenkarten und noch vieles mehr. Fangen auch Sie an digital zu arbeiten.

Wir helfen Ihnen dabei!

Ihre Vorteile mit dem Online Archiv DOPA Archiv®

Keine Hardwareinvestitionen (z.B. Server)!
Keine Sorge um das Hosting der Applikation, Sicherung der Daten oder das Einspielen von Updates. Wir kümmern uns darum für Sie!
Eine einfache schnelle Cloud Archivierungslösung mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche!
Weniger Raumkosten, da Sie mit unserer Lösung auf Ihr Papierarchiv verzichten können!
Mit uns können Sie revisionssicher alle steuerrelevanten Dokumente archivieren!
Fest kalkulierbare Preise ohne Überraschungen!

Keine hohen Einmalkosten in Form von Lizenzen oder Beratungsaufwand!
Weltweiter Zugriff auf Ihre Dokumente!
Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen durch schnelleren Dokumentenzugriff und sicheres Finden der relevanten Dokumente!
Zu Ihrer Information: ca. 67 Minuten pro Tag verbringen Sie oder Ihre Mitarbeiter mit der Suche nach Informationen!
Brand, Wasserschaden, Diebstahl: Alles kein Problem mehr für Sie mit der Online Archivierung von DOPA Archiv!
Ihre Dokumente sind bei uns vierfach gesichert!

Mit der Online Archivierung DOPA Archiv® sind Sie immer auf der sicheren Seite! Revisionssichere Archivierung, 256bit SSL Verschlüsselung bei der Datenübertragung, Datensicherung im Rechenzentrum plus zusätzliche Datenhaltung in einem räumlich getrennten Rechenzentrum inkl.

Sicherung, ausgefeilte Passworttechnologie für die Zugangsbeschränkung plus Berechtigungsadministration je Indexfeld. Die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Dokumente ist uns sehr wichtig. Bei uns sind Ihre geheimsten Geheimnisse genauso sicher aufgehoben wie in Ihrem Tresor.

Online Archiv – FAQ

Was ist das DOPA Archiv® und wie unterscheidet es sich von einer normalen Dateiablage?

Das DOPA Archiv® ist ein cloudbasiertes Online-Archivsystem, das speziell für Unternehmen entwickelt wurde. Anders als eine einfache Ordnerstruktur auf dem PC oder Server bietet es revisionssichere Archivierung, eine einheitliche Indexierung aller Dokumente, feingranulare Zugriffsrechte je Mitarbeiter und eine Volltext-Suchfunktion – alles ohne Softwareinstallation.

Muss ich Software installieren oder einen eigenen Server betreiben?

Nein. Das DOPA Archiv® läuft vollständig browserbasiert – Sie benötigen lediglich einen aktuellen Webbrowser. Weder Serverinvestitionen noch IT-Administration oder das Einspielen von Updates fallen auf Ihrer Seite an. Das übernimmt archivwerk für Sie.

Wie sicher sind meine Dokumente im Online-Archiv?

Die Datensicherheit ist vierfach abgesichert: Die Datenübertragung erfolgt mit 256-Bit-SSL-Verschlüsselung, die Dokumente werden in einem Rechenzentrum gesichert und zusätzlich in einem räumlich getrennten zweiten Rechenzentrum gespiegelt. Der Zugang ist durch ausgefeilte Passworttechnologie und individuelle Berechtigungsverwaltung je Indexfeld geschützt.

Kann ich auch von unterwegs oder im Homeoffice auf mein Archiv zugreifen?

Ja, das ist ein zentraler Vorteil. Das DOPA Archiv® ist rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr erreichbar – von jedem Gerät und jedem Standort weltweit, solange eine Internetverbindung besteht. Ob Büro, Homeoffice, Filiale oder Kundentermin vor Ort.

Ist die Archivierung im DOPA Archiv® revisionssicher und GoBD-konform?

Ja. Das Online-Archiv archiviert steuerrelevante Dokumente revisionssicher, wie es die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) vorschreibt. Einmal archivierte Dokumente bleiben unveränderbar und können nicht nachträglich manipuliert werden.

Wie viel kostet das Online-Archiv?

Das DOPA Archiv® wird zu einer fest kalkulierbaren monatlichen Gebühr angeboten – ohne hohe Einmalkosten für Lizenzen, ohne versteckte Zusatzkosten und ohne Überraschungen. Ein individuelles Angebot erhalten Sie über den Angebotsrechner oder direkt auf Anfrage.

Wie schnell kann ich mit dem Online-Archiv loslegen?

Der Einstieg ist sehr schnell möglich. Da keine Software installiert werden muss, steht Ihnen das Archiv nach der Einrichtung durch archivwerk sofort zur Verfügung. Das Team begleitet Sie beim Start und steht für Fragen jederzeit zur Verfügung.

Können verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlichen Zugriffsrechten arbeiten?

Ja. Das Berechtigungssystem des DOPA Archivs® lässt sich granular auf Indexfeld-Ebene konfigurieren. So sieht jeder Mitarbeiter nur die Dokumente, für die er freigegeben ist – sowohl lesend als auch bearbeitend, je nach Rolle.

Was passiert mit meinen Dokumenten bei einem Brand, Wasserchaden oder Einbruch?

Da Ihre Dokumente im Online-Archiv digital und redundant in zwei getrennten Rechenzentren gespeichert sind, sind sie gegen physische Schäden wie Brand, Wasserschaden oder Diebstahl vollständig geschützt. Der Zugriff bleibt in jedem Fall erhalten.

Wo werden meine Daten gespeichert – und ist das DSGVO-konform?

Die Datenhaltung im DOPA Archiv® erfolgt in deutschen Rechenzentren, zusätzlich gesichert durch einen räumlich getrennten zweiten Standort. Die Verarbeitung und Speicherung Ihrer Daten entspricht den Anforderungen der DSGVO. Ihre Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt den deutschen bzw. europäischen Rechtsraum.

Kann ich bestehende Papierdokumente ins Online-Archiv übernehmen?

Ja. archivwerk digitalisiert Ihre vorhandenen Papierunterlagen (Akten, Ordner, Pläne etc.) per Scanservice und pflegt die fertigen PDF/A-Dateien direkt in Ihr DOPA Archiv® ein. So starten Sie mit einem vollständigen digitalen Dokumentenbestand.

Für welche Unternehmensgrößen eignet sich das Online-Archiv?

Das DOPA Archiv® ist skalierbar und für kleine, mittlere und große Unternehmen gleichermaßen geeignet. Da keine eigene IT-Infrastruktur notwendig ist und die monatlichen Kosten fest kalkulierbar sind, eignet es sich besonders gut als Einstiegslösung für KMU – lässt sich aber jederzeit mit wachsendem Dokumentenvolumen erweitern.

Haben Sie Fragen? Dann geben wir Ihnen die Antworten.

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