Digitale Archivierung

Weniger suchen, mehr Finden!

Eine individuelle Dokumentenverwaltung angepasst auf Ihr Unternehmen. Führen Sie mit dem archivwerk noch heute ein effizientes digitales Dokumentenarchiv ein.

Unsere Services

Scanservice

Ordner, Akten, Pläne, Visitenkarten…

Das achivwerk ist Ihr Digitalisierungsspezialist für Ihre Dokumente. Seit 2011 haben wir schon zahlreichen Kunden geholfen, die unterschiedlichsten Dokumente zu digitalisieren. Fangen Sie auch an Ihren Arbeitsplatz papierloser zu gestalten und setzen Sie auf die Experten vom archivwerk!

Digitale Posteingangs- verwaltung

Ihre Eingangspost direkt digital!

Mit einer digitalen Posteingangsverwaltung vom archivwerk erleichtern Sie es sich und Ihren Mitarbeitern bei Ihrer internen Dokumentenverwaltung. Rechnungen, Briefe und alle weiteren Dokumente werden noch am selben Tag digitalisiert und landen gebündelt in Ihrem E-Mail-Postfach oder werden direkt in Ihr Online-Archiv hochgeladen.

Aktenlagerung

Auch nach einer Digitalisierung noch Zugriff auf Ihre Dokumente

Sie möchten Ihre Akten einlagern, um zu einem späteren Zeitpunkt auf diese wieder zugreifen zu können? Sie haben einige wichtige Dokumente, welche Sie auf Grund der Aufbewahrungsfristen noch nicht vernichten können? Oder Sie wissen noch nicht, was nach dem Digitalisierungsprozess mit Ihren Akten passeiern soll? Dann wenden Sie sich an uns!

Online-Archiv

Jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente!

Viele Unternehmen setzen heutzutage auf eine gewisse Flexibilität der Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeiter. Das erleichtert den Arbeitnehmern nicht nur, dass Sie mehr Gestaltungsspielraum hinsichtlich Ihrer Arbeitszeiteneinteilung bekommen, sondern dass es somit ermöglicht wird, auch unterwegs auf Ihre Dokumente zugreifen zu können oder von zuhause zu arbeiten.

archivwerk – Ihr zuverlässiger Partner für die digitale Archivierung und Scandienstleistungen

Bei uns sind Sie richtig, wenn Sie Lösungen suchen die Ihre Prozesse optimieren, Geld sparen oder einfach Ihre Dokumente nur schneller Suchen und Finden wollen. Wir bieten Lösungen zur Digitalisierung des Posteingangs, der Rechnungsdatenerfassung und scannen Dokumente jeglicher Art. Angefangen von der Digitalisierung und Erfassung von Visitenkarten, über das Scannen von Akten und Ordner bis hin zum Scannen von Zeichnungen und Plänen.

Neben den Scandienstleistungen bieten wir Ihnen auch digitale Archivierungslösungen für verschiedene Anwendungsfälle und jede Unternehmensgröße an. Wir kümmern uns um das Hosting eines Online Archivs, welches schnell in der Einführung und einfach in der Handhabung ist. In dem Fall ist keine Installation von Software bei Ihnen notwendig und Sie können quasi sofort starten. Als Alternative hierzu bieten wir auch ein Dokumentenmanagement zur Installation auf Ihrem Server an. Hiermit können Sie E-Mails archivieren, Workflows einrichten und Dokumente aus verschiedenen Quellen digital verwalten.

Die Vorteile einer Archivierungslösung von archivwerk

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Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren

Einfaches Bediensystem

Ohne Softwareinstallation
(Cloud)

Keine Investitionskosten

Kompetente Beratung

Archivierung

Eine individuelle Dokumentenverwaltung angepasst auf Ihr Unternehmen. Führen Sie mit archivwerk noch heute ein effizientes digitales Dokumentenarchiv ein.

Unternehmensfreundliche Archivierungslösungen von archivwerk

Eine gezielte und effiziente digitale Archivierung hilft Ihnen Ihre Dokumentenprozesse zu vereinfachen und zu optimieren. Dokumentenprozesse entstehen in der Regel dort, wo Papier oder elektronische Dokumente wie E-Mails und Ausgangsrechnungen entstehen.

Mit unseren Archivierungslösungen organisieren Sie Ihre internen Prozesse neu. Wir schauen gemeinsam, wie Sie heute arbeiten und wie Ihre bestehende Arbeitsweise optimiert und zukünftig digital weitergeführt werden kann. Unser Ziel für Sie ist die Optimierung Ihrer Prozesse und somit die Reduzierung Ihrer internen Kosten. Darüber hinaus sind unsere Lösungen benutzerorientiert eingerichtet. Das heißt, die Bedienoberflächen sind einfach gehalten, der Schulungsaufwand soll auf ein Minimum reduziert sein und somit die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern sichern.

Aus diesem Grund setzen wir von archivwerk besonders auf eine individuelle und auf Ihr Unternehmen angepasste digitale Archivierungslösung. Unser Rundum-sorglos-Paket umfasst nicht nur das einfache Integrieren von Archivierungssoftware in Ihre Geschäftsprozesse. Wir sorgen durch eine ausführliche Projektplanung und Workshops zur Einführung in Ihr digitales Archiv für einen reibungslosen Einstieg und Umgang mit Ihrem neuen Dokumentenarchiv.

Gestalten Sie noch heute Ihr eigenes digitales Archiv – am besten mit archivwerk.

Scannen

Mit der Scandienstleistung von archivwerk papierloser Arbeiten

Sie möchten den Aktenbestand in Ihrem Unternehmen verringern? Sie wollen Ihre Ordner auslagern und wieder neuen Platz in ihrem Büro schaffen? Oder Sie möchten in Zukunft Ihre Eingangsrechnungen papierloser bearbeiten ohne ständig nach diesen zu suchen und Skontofristen zu verpassen? Dann nutzen Sie unsere Scandienstleistung als Einstieg in die digitale Archivierung.

Egal welche Dokumentenarten oder Themenstellung Sie haben. Ob wir Ihre Akten, Lieferscheine, Rechnungen, Zeichnungen / Großformatdokumente oder sonstige Belege für Sie scannen sollen, durch unsere Scandienstleistung lassen sich all Ihre Dokumente digitalisieren – und das in bester Qualität und kürzester Zeit.
Unser Scanservice fängt allerdings nicht beim Scannen und Digitalisieren Ihrer Dokumente an. Nach einer detaillierten Projektplanung, in welcher wir auf Ihre Wünsche, Fragen und Anforderungen zu unserer Scandienstleistung eingehen, unterstützen wir Sie mit unseren Mitarbeitern auch beim Auslagern Ihrer Akten und dem Transport dieser in unsere Büroeinrichtungen. Auch nach dem Digitalisieren bieten wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten an, was mit Ihren Akten passieren soll, wie zum Beispiel eine Aktenvernichtung, die Akteneinlagerung oder der Rücktransport dieser. Auch nach unserer Scandienstleistung stehen wir Ihnen weiterhin für Fragen rund um das Thema Scanservice und digitale Archivierung gerne zur Verfügung.
Nutzen Sie den Scanservice vom archivwerk und schaffen Sie wieder Platz für die wichtigen Dinge in Ihrem Büro. 

Kurz, mit unseren Lösungen im Bereich der Scandienstleistung helfen wir Ihnen “Weniger Suchen, mehr Finden!” für Ihr Unternehmen wahr werden zu lassen. Fordern Sie uns heraus und testen Sie uns, z.B. unser Online Archiv für vier Wochen kostenlos.

Akten und Ordner

Mit Hilfe unserer speziellen Hochleistungsscanner digitalisiert das archivwerk seit 2011 zahlreiche Akten und Ordner in bester Qualität. Dabei achten wir insbesondere auf eine ausgezeichnete Qualität Ihrer Dokumente. Das bedeutet, dass schon vor dem eigentlichen Scanprozess Ihre Dokumente aufbereitet werden, Knicke aus den Seiten werden entfernt und Barcodeaufkleber zur Dokumententrennung werden aufgetragen. Beim Scannen werden leere Seiten gelöscht und umgedrehte Seiten korrekt ausgerichtet. Wie Ihre Dokumente im Anschluss benannt werden sollen, können Sie frei entscheiden. Mehr erfahren

Visitenkarten

Sie haben im Laufe der Jahre eine große Anzahl an Visitenkarten angesammelt und möchte diese gerne in digitaler Form haben? Bei Ihnen und Ihrem Team fallen regelmäßig größere Mengen neuer Visitenkarten zum Scannen an und Sie wollen diese Ihrem gesamten Team zur Verfügung stellen? Visitenkarten in Papierform sind nett, sind aber längst nicht mehr zeitgemäß und helfen Ihnen im täglichen Gebrauch auch nur wenig weiter. Denn obwohl wir im digitalen Zeitalter leben, wird die Visitenkarte immer noch physisch weitergegeben. Denn diese Methode erweist sich als praktisch für den schnellen Austausch von Kontaktdaten. Mehr erfahren

Pläne

Das Aufbewahren von Dokumenten in Großformat stellt sich meist als aufwendiger dar als zuerst gedacht. Denn obwohl diese relativ gut verstaut werden können und vielleicht auch weniger Platz einnehmen als Ordner, kann man bei dieser Art von Dokumenten nicht „mal eben schnell“ etwas nachschauen. Warum? Naja, das liegt offensichtlich an der großen Größe. Durch unsere Planscanner sind wir in der Lage Ihre Pläne mit einer Auflösung von bis zu 1200 dpi digitalisieren. Dadurch werden auch die kleinsten Details Ihrer Pläne sichtbar und lassen sich kaum vom Original unterscheiden. Überzeugen Sie sich einfach selbst! Mehr erfahren

Was unterscheidet das archivwerk von anderen Scandienstleistern?

Durch unsere jahrelange Erfahrung in dem Bereich digitale Archivierung und Scanservice sind wir der richtige Ansprechpartner für Ihr Anliegen.

Durch unseren Scandienstleistung stellen wir sicher, dass alle durch unsere Kunden bereitgestellten Dokumente fehlerfrei digitalisiert werden. Und davon profitieren auch Sie. Denn all Ihre Dokumente, ganz egal ob Akten, Pläne, Visitenkarten oder sonstige Dokumente bleiben im Originalzustand. Andere Scandienstleister müssen Dokumente oft präparieren, um diese zu scannen. Das müssen wir nicht. Wir haben für nahezu jede Dokumentengröße den passenden Scanner parat. Doch unsere Scandienstleistung umfasst nicht nur das Scannen. Durch unser Rund-um-sorglos-Paket bieten wir Ihnen den Full-Service. Das bedeutet, dass unsere Scandienstleistung auch einen Transport der Akten und Ordner, sowie Aktenlagerung oder Aktenvernichtung umfasst.

Mit unserer Scandienstleistung bekommen Sie somit noch viel mehr, als Sie erwarten!

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Ihr Spezialist für Online Dokumentenmanagementprozesse

archivwerk ist Ihr Spezialist für Online Dokumentenmanagementprozesse und Scanservice. Um unser
Unternehmensmotto “Weniger Suchen, mehr Finden!” für Sie umsetzen zu können, haben
wir uns auf ein breites Leistungsspektrum rund um die Themen Scandienstleistung und digitale
Archivierung konzentriert.

Dokumentenmanagementprozesse beginnen in der Regel dort, wo Papier oder wo elektronische Dokumente (E-Mails, Ausgangsrechnungen, etc.) entstehen. Mit uns zusammen optimieren Sie Ihre internen Prozesse schrittweise so, dass sich die Anzahl an Papierdokumenten im Unternehmensumlauf deutlich reduziert und Sie und Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für Kernaufgaben gewinnen.

Bei den Papierdokumenten setzen wir mit unserer Scandienstleistung an. Hier bieten wir Ihnen einen Rund-um-Service. Wir holen die Akten, Ordner oder Dokumente zum digitalisieren bei Ihnen ab. Bei Bedarf werden diese von uns zum Scannen aufbereitet. Das heißt, wir entfernen Tackernadeln oder ähnlich störende Gegenstände. Im Anschluss scannen wir Ihre Dokumente und liefern Ihnen digitale Dokumente zurück. Zum Schluss können wir für Sie die Aktenlagerung während der gesetzlich vorgeschriebenen Aktenaufbewahrungsfristen, die Aktenvernichtung oder den Rücktransport der Akten zu Ihnen übernehmen.

Zufriedene Kunden

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Zeitersparnis

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Scannen was das Zeug hält!

Mit Hilfe unseres Scanservices und unserer jahrelangen Erfahrung als professioneller Scandienstleister haben wir es schon zahlreiche Male geschafft, den Arbeitsalltag in Unternehmen mit smarten Digitalisierungsmöglichkeiten um einiges angenehmer, und vor allem papierloser zu gestalten. Sie besitzen Dokumente in sehr großen Größen? Auch das ist kein Problem! Angefangen bei Visitenkarten über große Pläne bis hin zu Belegen und gebundenen Büchern. Durch unsere Hochleistungsscanner gibt es kaum ein Dokument, welches wir nicht digitalisieren können!

Unser Online-Archiv

Mit einer Ablage Ihrer digitalisierten Dokumente in ein individuelles Online-Archiv wird es all Ihren Mitarbeitern gewährleistet zu jeder Zeit auf Ihre digitalen Dokumente zuzugreifen. Dabei spielt es auch keine Rolle, wo Sie ich gerade befinden. Durch eine digitale Ablage Ihrer Dokumente in einem Online-Archiv genießen Sie viele Vorteile. Zum Beispiel können die digitalen Dokumente von den Nutzern des Online-Archivs zwar bearbeitet oder gelöscht werden, der Administrator behält jedoch immer eine schreibgeschützte, unbearbeitete Variante der Dokumente. Informieren Sie sich auch über die weiteren Vorteile eines Online-Archivs.

Lagerung und Vernichtung

Damit Ihnen nach einer Digitalisierung Ihrer Dokumente immer noch die Möglichkeit besteht, die originalen Dokumente zu benutzen, obwohl Sie diese nicht mehr in Ihrem unternehmenseigenen Archiv aufbewahren möchten, bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit Ihre Dokumente professionell einzulagern. Dadurch können Sie auch nach einer Digitalisierung immernoch auf Ihre Originaldokumente zugreifen. Falls Sie sich jedoch für eine endgültige Vernichtung Ihrer Akten entscheiden sollten, können die Akten und Ordner gemäß der Datenschutzgrundverordnung vernichtet werden.

Yes, we scan!

Visitenkarten, Pläne, Akten, Ordner. Ganz egal, welche Dokumente Sie digitalisieren möchten, wir machen das.

Mit Hilfe der Experten vom archivwerk verwandeln wir Ihren Papierkram in ein übersichtliches digitales Dokumentenarchiv. Dabei spielt es keine Rolle, welche Dokumente Sie digitalisieren möchten. Durch unsere spezielle Hardware können jeliche Dokumente bis zu einer Größe von DIN A0 probemlos gescannt werden. Überzeugen Sie sich einfach selbst, gerne auch mit einem Probescan.

Auf allen Geräten erreichbar – Ihr Online-Archiv!

Mit einem Online-Archiv vom archivwerk können Sie jederzeit auf Ihre Dokumente zugreifen. Dadurch wird es Ihnen und Ihren Mitarbeitern ermöglicht, zum Beispiel von Zuhause aus zu arbeiten, oder in einem Kundengespräch auf wichtige Unterlagen zugreifen zu können.

Das sagen unsere Kunden

Unsere Partner

FAQ

Wieso ist die Digitalisierung von Dokumenten so wichtig?

Durch den Anbruch des digitalen Zeitalters ergreifen immer mehr Unternehmen die Initiative ihre Daten und Dokumente zentral auf einem Server zu speichern. Das bringt unter anderem den Vorteil mit sich, dass man von überall aus auf die Daten zugreifen kann. Statt zeitaufwendig in ihrem Unternehmen nach Dokumenten zu suchen, können somit gezielt Dokumente aufgerufen werden, auch von mehreren Personen gleichzeitig. Digitale Dokumente sind somit schneller im Zugriff und hilft die internen Prozesskosten zu reduzieren.

Wie werden Akten digitalisiert?

Über den Scanservice des archivwerks lassen sich jegliche Form von Dokumenten ganz schnell und einfach digitalisieren. Ob es sich dabei um übliche Papierdokumente im Format DIN A4 und DIN A3 oder um große Pläne bis DIN A0, gebundene Hefte und Visitenkarten handelt, spielt keine Rolle. Die Verarbeitung erfolgt mit Hochleistungsscannern, mit einer Auflösung von 300dpi in Farbe.

Wer kann meine Bücher scannen?

Falls Sie viele gebundene Hefte oder Bücher digitalisieren möchten, ist auch dies kein Problem. Im archivwerk arbeiten wir mit einer optimalen Software, welche sauberste Ergebnisse ohne Knicke und Faltlinien liefert. Ihre Bücher müssen dafür nicht geschnitten werden und bleiben unversehrt.

Welche Bildauflösung haben die gescannten Dokumente?

Damit unseren Kunden ein optimales Ergebnis zu liefern und keine Bildinformationen beim Scanprozess verloren gehen, scannen wir mit einer Auflösung von 300 dpi in Farbe. Dadurch sind Handschrift, kleine Details und Fotos klar zu erkennen und lassen sich kaum vom Original unterscheiden.

Was ist der Unterschied zwischen PDF und PDF/A?

Unter einer PDF-Datei versteht man ein plattformunabhängiges Dateiformat, dessen Ziel es ist von unterschiedlichen Betriebssystemen und Hardwareplattformen Dokumente originalgetreu wiederzugeben. Bei einer PDF/A-Datei handelt es sich um eines dieser Formate, welches allerdings explizit auf die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente gedacht ist. Nach der International Organization for Standardization wurde PDF/A als Norm für Archivierungszwecke eingeführt. An PDF/A Dokumente sind verschiedene Normen gebunden, welche festlegen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit PDF-Dokumente für Langzeitarchivierung genutzt werden können. Einige dieser Normen sind zum Beispiel visuelle Reproduzierbarkeit, eindeutige Farbdarstellung oder Verschlüsselungen für das Verhindern von dem Drucken oder Kopieren der Dateien.

Wie funktioniert ein Online Archiv?

Bei einem Online Archiv handelt es sich im Grunde um einen zentralen Ablageort für Ihre Dokumente und Daten auf einem externen Server. Ihr Dokumente und Daten können hier nach Belieben geordnet und mit verschiedenen Suchfunktionen wiedergefunden werden. Der entscheidende Vorteil ist, dass sich ein Online Archiv auf Ihre Wünsche anpassen lässt und gegen unbefugten Zugriff mehrfach gesichert ist. Dazu ist keine aufwendige Installation notwendig. Mit einer passende Archivlösung behalten Sie beispielsweise Ihre Zahlungsfristen im Blick, ohne das eigentliche Dokument öffnen zu müssen.

Warum ein papierloses Unternehmen?

Papierlose Unternehmen profitieren von zahlreichen Vorteilen. Neben der Platzersparnis, welche durch das Auslagern der Akten, Ordner und anderer Dokumente zustande kommt, erzielen papierlose Unternehmen auch einen großen Kostenvorteil, da durch die Digitalisierung  Ihrer Dokumente Arbeitsprozesse produktiver gestaltet werden können.

Welche Kosten kommen beim Digitalisieren auf mich zu?

Natürlich lässt sich nicht pauschal sagen, wie viel das Digitalisieren von Akten kostet. Mit unserem Preisrechner können Sie sich dennoch ganz einfach ein Bild von den Kosten machen. Um eine genauere Preisvorstellung zu bekommen, können Sie sich gerne melden. Wir erstellen Ihnen dann ein passendes Angebot unter Berücksichtigung ihrer Vorstellungen und Wünsche.

Welche Formate kann ich einscannen lassen?

Von DIN A4 Dokumenten über Zeitschriften bis hin zu Bauplänen lässt sich nahezu jedes Format einscannen. Wir haben für praktisch jedes Format den passenden Scanner, um optimale Ergebnisse zu liefern.

Was geschieht mit meinen Akten nach dem Auslagerungsprozess?

Falls Sie Ihre Akten zurückhaben möchten, ist dies kein Problem. Wir legen die Dokumente dann wieder in die Originalordner und Kartons zurück und liefern diese nach Absprache wieder zu Ihnen. Sie haben jedoch auch die Option die Akten durch uns einlagern zu lassen. Das archivwerk besitzt ausreichend Lagerfläche, welches gegen Einbruch alarmgesichert ist. Zutritt zu unserem Lager haben selbstverständlich nur unsere Mitarbeiter. Als dritte  Option können Sie Ihre Akten durch uns, gemäß BDSG Sicherheitsstufe 3, vernichten lassen.

Was ist OCR?

OCR, kurz für Optical Character Recognition, beschreibt im Sinne der Informationstechnik ein Mittel zur automatisierten Texterkennung aus Bildern und PDF-Dokumenten. Durch eine OCR-Software können ganze Texte aus Grafiken erkannt und ausgelesen werden. Bei einer Digitalisierung von Dokumenten ist eine OCR von großer Bedeutung, da bei einem Einscannen von Dokumenten durch Scanner lediglich Rastergrafiken erstellt werden. Durch eine Texterkennung mit OCR können Texte in Dokumenten, aber auch Handschriften identifiziert werden. Dadurch macht eine OCR-Software

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