Unter einem Online-Archiv versteht man im Wesentlichen einen Dokumentenserver, welcher in der Lage ist, unterschiedliche Formen elektronischer Medien langfristig zu sichern. Im Gegensatz zu einer Sicherung der Daten auf Webseiten, können durch das Speichern in einem Online-Archiv auch Metadaten eingelesen werden. Das bedeutet, dass Texte aus Dokumenten erkannt und ausgelesen werden können, sodass Nutzer des Online-Archivs nach bestimmten Begriffen innerhalb eines Dokumentes suchen können. Dies ist vergleichbar mit der Suche nach einer Information in einem Buch, ohne dass man im Buch blättern muss.
Außerdem lassen sich durch die Online-Archivierung Daten von überall aus abrufen. Das heißt jedoch nicht, dass jeder auf Ihre Daten zugreifen kann. Der Zugang zu einem Online Archiv wird ähnlich wie im Online Banking durch verschiedene Sicherheitsmechanismen geschützt.
Dateien und Dokumente werden in Online-Archiven häufig als PDF/A – Datei gespeichert. Ein PDF-A eignet sich zur Langzeitarchivierung von Dokumenten und ist auch in ein paar Jahren noch mit standardisierten Viewern verwendbar. Online Archive werden immer beliebter gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen die keine Investition in ein DMS vornehmen wollen. Sie eignen sich zum Beispiel zur Verarbeitung des Posteingangs, zur Verwaltung von Immobilien-, Mandanten- oder Personalakten und sorgen dafür, das Prozesse wesentlich verschlankt werden können.
Haben Sie noch Fragen zum Thema Online-Archiv? Sprechen Sie uns gerne an!