Heute erläutern wir Ihnen welche Arten von Dokumenten man digitalisieren kann. Aber zuerst müssen wir verstehen, welche digitalen Dokumente es gibt.
In jedem Unternehmen gibt es Verträge, Rechnungen, Schriftwechsel, Notizen, Handbücher und noch viele andere Arten von Dokumenten. Dokumente können auch digital entstehen, z.B. E-Mails oder Worddateien, und weiterverarbeitet werden. Es gibt aber viele Dokumente, die meist nur in Papierform vorliegen, z.B. weil sie per Post ins Haus gekommen sind.
Alle genannten Arten von Dokumenten können digitalisiert werden. Zum Beispiel kann man Notizen und Schriftwechsel auf Papier scannen und in einem Ordner auf dem Computer oder Server speichern. Oder man kann wichtige Dokumente wie Verträge und Rechnungen digitalisieren und es als PDF/A Datei revisionssicher in einem Dokumentenmanagementsystem speichern. Der Vorteil ist dann, dass danach viel schneller Informationen auffindbar sind, und bei Rechnungen kann ein digitaler Rechnungsworkflow genutzt werden. Dies spart Zeit und Geld.
Aber was kostet es, einen Dokumente zu digitalisieren? Und wie lange dauert es? Nun, der Preis hängt davon ab, wie viele Dokumente, Ordner und Akten Sie digitalisieren möchten. Je mehr Dokumente es sind, desto teurer wird es. Der Zeitaufwand hängt auch davon ab, wie viel du digitalisieren möchtest. Sie können davon ausgehen, dass ein Standardordner mit einer Breite von 8cm ca. 20,00 bis 22,00 € netto kostet. Ein professioneller Scandienstleister geht davon aus, dass ein Ordner ungefähr 400 Seiten Papier enthält und die Verarbeitung ca. 1 Arbeitsstunde in Anspruch nimmt. Dazu kommen noch Dienstleistungen wie der Transport, die Datenerfassung, und später die Datenrückgabe, Lagerung oder die Vernichtung.
Digitales Dokumentieren ist eine großartige Möglichkeit, wichtige Informationen aufzubewahren. Es hilft, Platz zu sparen und ermöglicht es Ihnen, immer und überall, vorausgesetzt Sie verfügen über eine Internetverbindung, auf alle Dokumente zuzugreifen. Dazu sind die digitalen Dokumente einfacher gegen einen möglichen Verlust durch Brand oder Wasserschäden geschützt.
Also, wenn Sie Papierkram haben, den Sie loswerden möchten, worauf warten Sie dann noch? Dokumente digitalisieren ist eine großartige Möglichkeit, organisiert und aufgeräumt zu bleiben.
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