In den letzten Jahren, vor allem durch die Corona-Pandemie, wollen immer mehr Arbeitnehmer lieber von Zuhause aus arbeiten, anstatt ins Büro zu kommen. Als Grund dafür wird genannt, dass durch das mobile Arbeiten mehr Zeit für die Familie bleibt, da z.B. Pendelzeiten wegfallen. Was macht man also um ein möglichst effizientes Arbeiten auch unterwegs und von zu Hause aus zu gewährleisten?
Es sollte vor allem darauf geachtet werden, dass die Mitarbeiter/-innen im Homeoffice alles haben, was sie benötigen. Das bedeutet, neben der technischen Ausstattung (Laptop/PC, Mobiltelefon, Monitor, etc.), dass Dokumente und Daten zur Bearbeitung verfügbar sein müssen. Die Verfügbarkeit von Dokumenten und Daten muss aber nicht nur für eine Person möglich sein, sondern meistens für diverse Mitarbeiter /-innen. Dies bedingt, dass Dokumente und Daten zukünftig digital im Unternehmen verarbeitet werden. Eingehende Post, Schriftwechsel und was sonst noch alles bisher in Papierform verarbeitet worden ist, muss dann digitalisiert werden.
Darüber hinaus müssen die vorhandenen Dokumente und Daten in einer logischen Ordnung für alle Mitarbeiter/-innen gehalten werden. Eine individuelle Ablagelogik würde dann zu doppelter oder multipler Datenhaltung führen. Serverkapazitäten werden dann nicht optimal genutzt.
Das alles können Sie aber ganz einfach umgehen, indem Sie ihre Unterlagen digitalisieren und auf einem Server zur Verfügung stellen. Der Server kann dann gleichzeitig als revisionssicheres Archiv genutzt werden. Mitarbeiter erhalten individuelle Zugangsdaten mit Benutzerberechtigungen. So stellen Sie sicher, dass keine Daten unberechtigterweise gelesen werden können, bzw. eine Löschung von Dokumenten nur von autorisierten Mitarbeitern durchgeführt werden kann. Mit einer digitalen Archivierung sparen Sie Zeit, Geld und jede Menge Ressourcen.