Vielleicht kennen Sie es ja: Es ist wieder Montag und wie an jedem Wochenstart werden Sie erst einmal zahlreiche Rechnungen und ähnliche Dokumente in Ihrem Briefkasten finden. Und Ihr E-Mail-Postfach ist auch schon wieder voll. Ein nerviger Kreislauf, welcher Woche für Woche von neu beginnt.

Dabei ist die Unübersichtlichkeit über den gesamten Schriftverkehr nicht das einzige Problem. Häufig werden Briefe und Dokumente direkt nach Eingang wieder entsorgt und landen im Papiermüll. Und dann ist zwischen dem ganzen Papiermüll auch noch ein wichtiges Dokument reingerutscht, und jetzt?

Damit ist jetzt Schluss. Sichern Sie all Ihre Dokumente, Ihren E-Mail- und Briefschriftverkehr gebündelt an einem Ort und finden Sie jedes Dokument zu jeder Zeit wieder. Sie brauchen sich keine Gedanken mehr darüber zu machen, dass Ihr Postfach zu Beginn der Woche wieder überfüllt ist, oder dass Sie so langsam die Übersicht über offenstehende Rechnungen verlieren. Durch eine gelungene Posteingangsverwaltung gehören all Ihre Probleme der Vergangenheit an. Dabei brauchen Sie keinerlei Angst zu haben, Ihre Geschäftsprozesse umstellen zu müssen, oder Ihren Schriftverkehr vollständig auf E-Mails zu beschränken.

Denn wenn Sie einen digitalen Posteingang in Ihrem Unternehmen einführen sollten, bleibt erst einmal alles so, wie es ist. Sie haben immer noch dieselbe E-Mail-Adresse, unter welcher Sie erreicht werden, und Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner werden Ihnen auch weiterhin per Briefpost schreiben können. Der markante Unterschied wird sich in Ihrer Verwaltung offenbaren. Denn bei einem digitalen Posteingang finden Sie all Ihre E-Mails in einem für Sie eingerichteten Online-Archiv. Dabei werden die E-Mails automatisch hinein integriert. Die Briefpost wird dann durch einen Scandienstleister eingescannt und ebenfalls in das Online-Archiv integriert. In der Regel wird die Briefpost binnen weniger Stunden nach Eingang in das Online-Archiv integriert. Sie sehen nun auf einem Blick all Ihren Schriftverkehr, ganz egal ob E-Mail oder Briefpost, gebündelt auf einem Blick, und können so Ihren Schriftverkehr schnell und einfach managen. Sie ermöglichen dadurch auch einen höheren Servicegrad und erzeugen dadurch bessere Kundenzufriedenheit.

Doch nicht nur durch das spielend leichte bearbeiten Ihres Posteingangs werden Sie die Umstellung auf eine digitale Posteingangverarbeitung merken. Sie senken dadurch massiv Ihren Papierverbrauch innerhalb Ihres Unternehmens. Denn in Deutschland wird pro Kops jedes Jahr ca. 250 kg an Papier verbraucht. Das ist nicht nur schädlich für die Umwelt, sondern kann Ihnen auch eine Menge Kosten verursachen. Zudem arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen papierloser als je zuvor. Sie brauchen Ihre Dokumente nicht mehr auszudrucken, sondern können diese direkt an den Adressaten per E-Mail weiterleiten.

Letztlich brauchen Sie sich auch keine Gedanken mehr über das Abhandenkommen Ihres Schriftverkehrs zu machen. Durch einen digitalen Posteingang sind Ihre Daten und Ihr gesamter Schriftverkehr doppelt gesichert. Selbst wenn etwas beim Hochladen Ihres Schriftverkehrs in das Online-Archiv schief gehen sollte, sind die Daten zur Not immer noch einmal zwischengespeichert. Des Weiteren sind die durch Ihre Mitarbeiter gelöschten Dokumente nicht vollständig gelöscht. Sie sind weiterhin auf dem Administratorkonto zugänglich.