Viele Unternehmen kennen das lästige Problem: Eingangsrechnungen treffen früh morgens im Unternehmen ein, und soll dann so schnell wie möglich digital an die Verwaltung, dem Kunden oder sonstigen Personen bereitgestellt werden. Für viele Unternehmen stellt dies schon eine beträchtliche Hürde dar. Denn der Aufwand, welcher betrieben werden muss, damit wenige Dokumente in möglichst kurzer Zeit digitalisiert werden können, bleibt relativ hoch. Das lässt sich unter anderem auf das fehlende professionelle Equipment zurückführen. Letztlich haben die zu verwaltenden Personen oftmals noch viel wichtigere Aufgaben zu erledigen und nicht die Zeit, sich mit diesen Aufträgen auseinanderzusetzen.
Nun, wie lässt sich solch ein Problem möglichst kostengünstig lösen? Ganz einfach: Outsourcing!
Mit Hilfe unseres Services lassen sich alle Dokumente, welche typischerweise morgens in Ihrem Unternehmen eintreffen, blitzschnell digitalisieren, sodass Ihnen diese in kürzester Zeit zur Verfügung stehen. Seit 2011 digitalisiert, archiviert und verwaltet das archivwerk die Dokumente unserer Kunden. Dadurch steht uns eine Vielzahl professioneller Scanhardware zur Verfügung, wodurch Dokumente blitzschnell eingescannt werden können. Ganz egal, um welche Dokumentengröße es sich handelt, wir können alle Dokumente bis zu einer Größe von DIN A0 in einer Qualität von bis zu 1200 dpi digitalisieren, wodurch Schrift und Bilder gestochen scharf bleiben.
In der Regel befolgt eine Digitalisierung 4 grundlegenden Arbeitsschritten. Diese können durch unsere Kunden nach Wunsch auch gerne ergänzt werden:
- Rechnungseingang
Die Post trifft bei uns ein, wird gegebenfalls aufbereitet und anschließend gescannt. Häufig treffen auch andere Dokumente wie Rechnungen zusätzlich per Mai ein, damit die Daten im späteren Verlauf ebenfalls geprüft werden.
- Auslesen
Mit Hilfe unserer Software können die Rechnungsdaten ausgelesen werden. Dort ist es möglich, nach Ihrem Wunsch festzulegen, welche Rechnungsdaten relevant sind und welche somit ausgelesen werden sollen.
- Datenprüfung
Nach dem automatischen Auslesen werden diese durch unsere Mitarbeiter kontrolliert. Ist alles richtig, können diese manuell freigegeben werden.
- Freigabe
Jetzt können die Rechnungen für Sie freigegeben werden! Hierzu sind die unterschiedlichsten Datenablegungen möglich, unter anderem auch über unser Online-Archiv!