Wenn Sie Ihre Dokumente digital ablegen möchten, ist es besonders wichtig, dass diese DSGVO-konform dokumentiert werden. Das DSGVO ist eine Verordnung der Europäischen Union, nach welcher Datenschutz-Grundverordnungen geregelt sind. Das wird aus dem Grund getan, damit in Zweifelsfällen die Rechtsmäßigkeit der Datenverarbeitung nachgewiesen werden kann.
Eine Pflicht, welche bei der Dokumentenverarbeitung gesondert zu beachten ist, ist die Dokumentationspflicht. In Art. 5 Abs. 2 der DSGVO wird geregelt, auf welche Weise und unter welchen Voraussetzungen personenbezogene Daten weiterverarbeitet werden dürfen. Weiter ist dort geregelt, welche Datenschutzgrundsätze von den Verantwortlichen eingehalten werden müssen und dass sich diese dazu verpflichten, Nachweise für die korrekte Datenverarbeitung erbringen müssen.
Ein Missachten gegen die Dokumentationspflicht der DSGVO kann je nach Schwere und Verstoß mit Bußgeldern und Schadenersatz geahndet werden. Denn falls Sie zu Beispiel bei einer Aufsichtsbehörde Informationen zu einem gewissen Geschäftsbereich einreichen müssen und Ihnen eine Dokumentation zu bestimmten betrieblichen Tätigkeiten fehlt, kann das bußgeldbewährt sein.
Sie sehen, eine saubere und korrekte Dokumentendokumentation gewinnt im digitalen Zeitalter an Wichtigkeit und sollte dringend vorgenommen werden. Wenn Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, und selbst keine Dokumentendokumentation vornehmen möchten, können wir diese für Sie auch gerne übernehmen. Sie brauchen sich dann keine Gedanken um eventuelle rechtlich Konsequenzen zu machen.
Sie sollten unbedingt beachten, dass Sie bei allen möglichen Dienstleistungsanbietern, welche mit Dokumenten, Archivierung oder Datenverwaltung arbeiten, nach den Dokumentationspflichten der DSGVO handeln.
Falls Sie noch Fragen zum Thema Dokumentendokumentation haben oder sich unsicher sind, was Sie für eine korrekte Dokumentation zu beachten haben, sprechen Sie uns gerne an.