In Ihrem Unternehmen kommt es vermehrt dazu, dass Mitarbeiter mit Firmenwägen ein Strafgeld bekommen? Nun, dies scheint für den Großteil der Arbeitgeber keine erfreuliche Nachricht zu sein. Denn auch eine geringe Strafe muss einen vergleichsweise langen Organisationsweg zurücklegen, mit welcher sich die Verwaltungsabteilung beschäftigen muss.
Damit Sie diesen Arbeitsprozess einsparen können, lohnt es sich Strafzettel und die damit verbundenen Dokumente digital zu managen. Das bedeutet, dass ähnlich wie bei einer Posteingangsverwaltung die Dokumente noch am selben Tag Ihrem Unternehmen online zur Verfügung stehen, sodass es einer internen Verwaltung in Ihrem Unternehmen gleichkommt.
Sie kennen den Prozess der Posteingangsverwaltung nicht? Kein Problem! Dieser lässt sich in wenigen Schritten ganz einfach erklären.
Im Grunde wird die Post, welche normalerweise in Ihrem Unternehmen eintrifft, an uns geleitet. Im Anschluss wird diese geöffnet und die Dokumente durch unsere Mitarbeiter aufbereitet. Das bedeutet, dass z.B. Tackernadeln entfernt oder geklebte Dokumente geschnitten werden, sodass diese problemlos gescannt werden können. Welche Dokumente durch unsere Mitarbeiter präpariert werden dürfen, wird selbstverständlich im Vorhinein in einem ausführlichen Projektgespräch abgeklärt.
Der eigentliche Digitalisierungsprozess findet jedoch erst beim Scannen statt. Und zwar wird jedes Dokument mit Hilfe unserer Hochleistungsscanner in Sekunden eingezogen und digitalisiert. Anschließend wird jedes Dokument nochmals durch unsere Mitarbeiter auf dessen einwandfreie Qualität überprüft. Ist diese gegeben, können die Dokumente im PDF oder PDF-A Format zur Verfügung gestellt werden. Am schnellsten lässt sich dies über unser Online-Archiv erzielen, auf welches Sie mit Hilfe ihrer unternehmenseigenen Login-Daten auf alle Ihre Dokumente zugreifen können.
Nach dem Digitalisierungsprozess können die „Papierdokumente“ vernichtet, gelagert oder an Sie versandt werden.
Mit Hilfe einer digitalen Lösung durch das archivwerk für Ihre Strafzettel, brauchen Sie keinen zusätzlichen Verwaltungsaufwand mehr betreiben, sondern finden alle Dokumente digital in Ihrem Archiv wieder, sodass es nicht nur für Ihre Verwaltung, sondern für Ihr gesamtes Unternehmen eine smarte, effiziente Lösung darstellt.
Sie haben noch Fragen zum Thema Scannen? Schauen Sie doch gerne auf der Seite www.archivwerk.com/scannen bei uns vorbei. Selbstverständlich stehen wir Ihnen für eine kostenlose Beratung gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns doch per Mail oder rufen Sie uns an!
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