„Schicken Sie mir einfach eine PDF!“
Beim Scannen und damit dem Digitalisieren von Dokumenten und Belegen hat sich das weltweit bekannte Format PDF (Portable Document Format) dank diverser Vorteile etabliert.
Das PDF-Format wurde 1992 vom Unternehmen Adobe Inc. herausgebracht und wird seit 2006 von der in Berlin gegründeten PDF Association e. V. stetig weiterentwickelt.
Ein PDF hat gegenüber einer Word- oder anderen Textdatei gewisse Vorteile: Einer der Hauptvorteile des PDF-Formats ist seine Universalität. Es ist plattformübergreifend, also unabhängig vom Gerät wie z. B. ein Laptop, Tower-PC, Tablet oder Smartphone und ebenfalls unabhängig vom Betriebssystem wie Windows, MacOS, Android oder auch iOS so gestaltet, dass deren Inhalt überall gleich aussieht und korrekt dargestellt wird. Dies ist der Tatsache zu verdanken, dass es sich bei einem PDF um ein geschlossenes Format handelt. Eine Office-Datei (also z. B. ein Word-Dokument) ist hingegen ein offenes Datei-Format und kann noch nachbearbeitet werden. Daher kann es passieren, dass die Word-Datei auf einem anderen Computer plötzlich anders aussieht als beispielsweise auf dem PC des Erstellers. PDFs eignen sich also optimal zum Teilen und Archivieren von Dokumenten. Darüber hinaus bieten PDFs eine hohe Sicherheit, da sie verschlüsselt und passwortgeschützt werden können. Dies macht sie zu einer beliebten Wahl für den Versand vertraulicher Informationen. Zusätzlich können PDF-Dokumente digital signiert werden, um ihre Echtheit und Integrität zu gewährleisten.
Es existieren verschiedene Standards für PDF-Dateien wie zum Beispiel PDF/X oder PDF/A. Während der erste sich besonders gut für die Übermittlung von Druckvorlagen eignet, ist das PDF/A für die Langzeitarchivierung vorgesehen. In diesem Format darf ein PDF nur bestimmte Elemente enthalten und der Inhalt muss nach vorgeschriebenen Strukturen abgebildet werden. Zusätzlich erfüllt ein PDF/A die Bedingungen einer revisionssicheren Archivierung.
Nach der Digitalisierung Ihrer Dokumente beim archivwerk stellen wir Ihnen diese auf Wunsch in einem hochsicheren und smart zu bedienenden Online-Archiv zur Verfügung. Hierbei richten wir uns nach dem PDF/A Standard, so dass Sie all Ihre Dokumente ganz leicht durchsuchen und wiederfinden können. Dies ist unter anderem der Tatsache zu verdanken, dass während des Scanvorgangs eine sogenannte OCR-Texterkennung durchgeführt wird. OCR steht hierbei für „optical character recognition“. Also die optische Erkennung einzelner Zeichen und Buchstaben. Im Laufe der Zeit wurde diese Technik zunehmend weiterentwickelt, so dass mittlerweile ganze Zeilen statt einzelner Zeichen verarbeitet werden können.
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