Full Service für die Aufbewahrung Ihrer Unterlagen
Sie denken über eine externe Lagerung für Ihre Akten und sonstige Unterlagen nach, um Platz zu schaffen und trotzdem später auf Ihre Dokumente zurückgreifen zu können? Sie dürfen diverse Geschäftsunterlagen aufgrund gesetzlicher und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen noch nicht vernichten und möchten auf die zeitgemäße, digitale EDV Buchführung umstellen? Wenn Sie noch nicht wissen, wie Sie den Weg zur papierlosen Büroführung meistern sollen, ist das archivwerk Ihr idealer Partner mit umfassenden Leistungen.
Wir bieten Ihnen beim Thema Aktenlagerung und Aufbewahrung sowie bei der späteren Aktenvernichtung einen Rundum-Sorglos-Service, mit dem Sie sich um nichts kümmern müssen.
Unser Rundum-Sorglos-Service des archivwerks umfasst
- Transportplanung sowie Abholung, bzw. Versandplanung Ihrer Akten/Ordner
- Bereitstellung des Verpackungsmaterials für die Akten / Ordner
- Verpacken der Akten/Ordner auf Wunsch
- Codierung mit Barcodes für erleichterten Datenzugriff
- Katalogisierung der Akten/Ordner durch unsere Mitarbeiter
- BDSG–gerechte Aufbewahrung und Aktivierung
- Prüfung der Aufbewahrungsfristen für Ihre Geschäftsunterlagen
- Spätere Vernichtung bzw. Digitalisierung von Akten/Ordnern
In einfachen 3 Schritten zu Ihrem Aktenlager
Bevor wir mit der Einlagerung Ihrer Dokumente beginnen, verschaffen wir uns einen Überblick und erarbeiten alle Details für einen reibungslosen Aufbewahrungsprozess. Hierbei halten wir beispielsweise fest, wie viele Akten, Ordner und sonstigen Unterlagen eingelagert werden sollen und nach welchen Aufbewahrungsfristen Sie eine Vernichtung der Daten unter den strikten Vorgaben des Datenschutzes (BDSG/DSGVO) wünschen.
Damit wir Ihre Akten und Unterlagen sicher in unseren Aktenlagern unterbringen können, muss der Transport im nächsten Schritt gut organisiert sein.
Ihr Weg in die digitale Zukunft mit archivwerk GmbH
Die Digitalisierung bringt nicht nur viele Vorteile, sondern erfordert auch eine sorgfältige Planung und Ausführung.
Warum Ihre Akten überhaupt einlagern lassen?
Die Fülle an Dokumenten und Schriftstücken wird in Unternehmen aller Branchen langfristig zum Problem. Auch wenn die meisten Dokumente nur selten im Arbeitsalltag benötigt werden, können Sie nicht einfach verzichtet werden. Die gesetzlichen Vorschriften für Steuerunterlagen, Arbeitsanweisungen oder Ihre Offene-Posten-Buchhaltung sind klar und eindeutig formuliert, für die meisten betrieblichen Unterlagen gelten Fristen zur Aufbewahrung bis zu 10 Jahre.
Bei klassischen Handakten und Ordnern in Papierform, die stetig mehr werden, bleibt oft nur die sperrige Einlagerung im eigenen, betrieblichen Gebäude.
archivwerk Sicherheitslager auch für große Mengen
Über unser großes Sicherheitslager ist das archivwerk in der Lage, selbst für große Mengen an Akten und Ordnern eine Aktenlagerung vorzunehmen. Oftmals werden Akten, Ordner und weitere Unterlagen auf Grund der Aufbewahrungspflicht nicht direkt vernichtet, nachdem diese digitalisiert werden. Abhängig von den geltenden Aufbewahrungsfristen ist eine Vernichtung, Rücksendung oder Einlagerung möglich.
Mit unserem Service „Scan-on-Demand“, sind wir in der Lage, Unterlagen erst dann zu scannen, wenn dies von Ihnen wirklich benötigt wird.
Wie sicher ist die Aktenlagerung bei archivwerk?
Unser Sicherheitslager für die Aufbewahrung Ihrer Unterlagen wird alarmgesichert mit direkter Aufschaltung bei einem Sicherheitsunternehmen überwacht. Zudem achten wir penibel auf optimale Lagerbedingungen bzgl. des Klimas (Temperatur, Luftfeuchtigkeit, etc.) und sorgen für bestmögliche Konditionen, damit die Unterlagen und Aufzeichnungen Ihres Unternehmens über alle Aufbewahrungsfristen hinaus im optimalen Zustand erhalten bleiben.
Klimatische und Räumliche Anforderungen an ein Archiv
Nicht jeder Ort ist für die Lagerung Ihrer Unterlagen geeignet. Räume mit zu viel Tageslicht, einer zu hohen Luftfeuchtigkeit oder großen Temperaturschwankungen sind kaum für die Unterbringung relevanter Unterlagen geeignet. So kann eine dauerhaft hohe Luftfeuchtigkeit kann zu einer Schimmelbildung auf Ihren Akten und Ordnern beitragen.
Ihr Weg in die digitale Zukunft mit archivwerk GmbH
Die Digitalisierung bringt nicht nur viele Vorteile, sondern erfordert auch eine sorgfältige Planung und Ausführung.
Wie gelingt die intelligente Aktenlagerung und -überwachung?
Um volle Sicherheit für Ihre Akten und Ordner zu gewähren, haben wir unser intelligentes Condition-Monitoring-System eingeführt. Durch dieses können unsere Mitarbeiter jederzeit den Status Ihrer Akten einsehen, selbstverständlich ohne Einblicke in die jeweiligen Daten und Inhalte der Unterlagen.
Das bedeutet, dass wir ganz genau wissen, welche und wie viele Ihrer Unterlagen sich aktuell in unserem Lager befinden. Wir können hierbei exakt über Daten und Tabellen ermitteln, wo sich die Akte befindet und ob diese bereits verzichtet oder digitalisiert wurde.
Lagerung, Rückversand oder Vernichtung? – Unsere Lösungen nach dem Digitalisierungsprozess
Falls Sie die Originaldokumente nach dem Digitalisierungsprozess behalten möchten, jedoch keine Räumlichkeiten für die Einlagerung zur Verfügung haben, helfen wir Ihnen weiter. In unserem Archiv kann die Aktenlagerung so lange wie gewünscht fachgerecht erfolgen, wobei wir bei steuerpflichtigen Einzelpersonen und Unternehmen stets die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs oder zehn Jahren im Auge haben. Genauere Angaben zu den Fristen finden Sie in der untenstehenden Tabelle.
Ihr Weg in die digitale Zukunft mit archivwerk GmbH
Die Digitalisierung bringt nicht nur viele Vorteile, sondern erfordert auch eine sorgfältige Planung und Ausführung.
Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Überblick
Folgende Aufbewahrungsfristen müssen zurzeit beachtet werden (Stand März 2025, alle Angaben trotz sorgfältiger Prüfung ohne Gewähr):
| Dokumentenart | Aufbewahrungsfrist (in Jahren) |
|---|---|
| Abrechnungsunterlagen | 8 |
| Aktenvermerke | 6 |
| Angebote | 6 |
| Angestelltenversicherung | 10 |
| Anhang zum Jahresabschluss | 10 |
| Arbeitszeitnachweise | 2 |
| Ausgangsrechnungen | 10 |
| Bankbelege | 10 |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 10 |
| Betriebskostenrechnungen | 8 |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 |
| Bilanzen | 10 |
| Buchungsbelege | 8 |
| Einfuhrunterlagen | 6 |
| Exportunterlagen | 8 |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 8 |
| Finanzberichte | 6 |
| Frachtbriefe | 6 |
| Gehaltsabrechnungen | 6 |
| Geschäftsberichte | 10 |
| Geschäftsbriefe (wenn keine Rechnungen/Gutschriften) |
6 |
| Gewinn- und Verlustrechnung | 10 |
| Handelsregisterauszüge | 10 | Inventare | 10 | Jahresabschlüsse | 10 | Kassenberichte | 8 |
| Kassenbücher/-blätter | 8 |
| Dokumentenart | Aufbewahrungsfrist (in Jahren) |
|---|---|
| Kontoauszüge | 8 |
| Kreditunterlagen (Korrespondenz - nach Vertragsablauf) |
6 |
| Lohnbelege | 8 |
| Lohnlisten | 10 |
| Mahnbescheide | 6 |
| Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) |
6 |
| Nebenbücher | 10 |
| Personalunterlagen | 3 |
| Preislisten | 8 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 |
| Qualitätsmanagement-Unterlagen | 10 |
| Quittungen | 8 |
| Rechnungen | 8 |
| Reisekostenabrechnungen | 8 |
| Saldenlisten | 10 |
| Spendenbescheinigungen | 8 |
| Steuererklärungen und Steuerbescheide | 8 |
| Telefonkostennachweise | 8 |
| Vermögensverzeichnisse | 10 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 8 |
| Versicherungspolicen (nach Vertragsablauf) |
6 |
| Verträge (nach Vertragsablauf) |
6 |
| Wareneingangs- und Warenausgangsbücher | 8 |
| Zollbelege | 6 |
| Zollbelege (über Einfuhrumsatzsteuer) |
10 |