Der Mensch ist und bleibt ein Gewohnheitstier.
Eine Digitalisierung im Unternehmen einzuführen bedeutet Veränderung – und Veränderungen können Unsicherheiten mit sich bringen. Doch auch die kleinen Veränderungen im Arbeitsalltag, wie zum Beispiel das Umstellen auf ein digitales Zeiterfassungssystem, zeigen: Auch wenn die Gewohnheiten sich ändern, wird die Arbeit dadurch einfacher und effizienter. Hier möchten wir Ihnen eine Hilfestellung an die Hand geben, wie Sie Ihre Mitarbeitenden optimal auf die Digitalisierung vorbereiten können.
Warum Digitalisierung nicht nur Arbeitsprozesse verändert, sondern auch die Menschen betrifft
Digitalisierung wirkt sich nicht nur auf Abläufe und Technologien aus – sie beeinflusst auch den Alltag, das Selbstverständnis und die Zusammenarbeit der Menschen, die damit arbeiten. Wenn Unternehmen ihre Mitarbeitenden in den Digitalisierungsprozess einbeziehen, erkennen sie: Es geht nicht nur um Software, sondern um Vertrauen, Klarheit und Mitgestaltung.
Wenn Unternehmen sich auf den Weg der Digitalisierung machen, geschieht oft etwas, das unterschätzt wird:
Unsicherheit: Was bedeutet das für mich?
Die Einführung digitaler Prozesse bringt häufig diffuse Sorgen mit sich:
- „Verliere ich meine Aufgabe, meinen Wert, meinen Platz?“
- „Kann ich mit der neuen Technik überhaupt umgehen?“
- „Was, wenn ich nicht mehr mithalten kann?“
Verlustgefühle: Das Vertraute geht verloren
Auch wenn neue Prozesse objektiv „besser“ sind, trennen sich Mitarbeitende von Arbeitsweisen, die ihnen über Jahre Sicherheit, Routine und sogar Identität gegeben haben. Dieser innere Abschied – etwa vom vertrauten Aktenschrank oder von etablierten Abläufen – darf nicht unterschätzt werden.
Motivation durch Mitgestaltung: Wenn Wandel Sinn ergibt
Die gute Nachricht: Menschen sind anpassungsfähig. Sehr sogar. Aber nur, wenn sie den Sinn verstehen und erleben, dass sie mitgestalten dürfen. Wer Mitarbeitenden das Gefühl gibt, dass ihre Meinung zählt und dass sie lernen dürfen statt perfekt sein zu müssen, schafft die Grundlage für intrinsische Motivation.
Fazit: Ihr Weg in die digitale Zukunft mit archivwerk GmbH
Die Digitalisierung bringt nicht nur viele Vorteile, sondern erfordert auch eine sorgfältige Planung und Ausführung. Wir bei der archivwerk GmbH sind Ihr Partner, wenn es darum geht, Ihre Dokumente professionell und sicher für die Digitalisierung vorzubereiten. Gemeinsam unterstützen wir Sie auf dem Weg in die digitale Zukunft.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Wenn Sie als Arbeitgeber eine Digitalisierung erfolgreich umsetzen wollen, denken Sie nicht nur in Prozessen und Tools – denken Sie in Emotionen. Ein erfolgreicher Wandel beginnt nicht bei der Technik, sondern beim Zuhören.
- Schaffen Sie Transparenz: Was passiert? Warum? Was bleibt?
- Nehmen Sie Ängste ernst – ohne sie zu dramatisieren.
- Geben Sie Sicherheit: Bieten Sie Schulungen, klare Ansprechpartner und Raum für Fragen.
- Bieten Sie Beteiligung: Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv mitgestalten.
Digitalisierung kann entlasten – nicht belasten. Auch wenn Ihre Mitarbeitenden diesen Prozess anfangs vielleicht als Belastung durch die Veränderung der gewohnten Abläufe empfinden, ist die Digitalisierung am Ende kein Bedrohungsszenario. Im Gegenteil: Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden mitnehmen, wird Digitalisierung zu einer echten Erleichterung – für den Alltag, für die Effizienz und für das Miteinander.
Menschen brauchen keinen perfekten Plan. Sie brauchen das Gefühl: „Ich bin ein Teil davon.“
Überstürzen Sie nichts
Ja, die digitale Welt zeichnet sich durch Schnelligkeit und Effizienz aus, aber der Weg dahin, gerade für Mitarbeitende, ist nicht immer einfach. Jeder Mensch lernt unterschiedlich schnell, jeder kann neue Prozesse unterschiedlich gut aufnehmen und umsetzen. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Zeit, die sie brauchen.
Es wird Mitarbeitende geben, die seit 30, 40, vielleicht sogar 50 Jahren mit den gleichen Arbeitsweisen vertraut sind. Und dann kommt das Unternehmen und möchte von heute auf morgen alles anders machen. Doch so funktioniert das nicht. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Zeit und Verständnis. Wenn Sie das schaffen, werden Ihre Mitarbeitenden wieder mit voller Leistung und Engagement dabei sein.
Sprechen Sie offen über Herausforderungen und kommunizieren Sie klar Ihre Ziele. Offenheit gegenüber den Mitarbeitenden ist hier das Zauberwort.
So gelingt die Vorbereitung auf die Digitalisierung
- Einbeziehung und Transparenz: Ziehen Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig in den Digitalisierungsprozess ein. Schaffen Sie Transparenz, damit sich Ihre Mitarbeitenden emotional schon darauf vorbereiten können.
- Empathie und Verständnis: Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, dass Sie offen für Ängste und Fragen sind – und dass Sie ihre Sorgen ernst nehmen. Ein offenes Ohr kann die frühzeitige Deeskalation von Konflikten fördern.
- Schulungen und Trainings: Bieten Sie verständliche Schulungen und Trainings an, um Unsicherheiten abzubauen und das Vertrauen in neue Technologien zu stärken.
- Kleine Erfolge sichtbar machen: Zeigen Sie den Fortschritt: Dokumente werden schneller gefunden und können gleichzeitig von mehreren Mitarbeitenden, auch im Homeoffice, bearbeitet werden.
Was haben Ihre Mitarbeitenden davon?
Wenn neue digitale Prozesse eingeführt werden, stellen sich viele Mitarbeitende ganz automatisch eine Frage: „Und was bringt mir das konkret?“
Eine berechtigte Frage – und genau deshalb ist es wichtig, die positiven Effekte sichtbar zu machen. Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Vorteile, die Ihre Mitarbeitenden durch die Digitalisierung spüren werden – im Alltag, im Miteinander und in der Arbeitsqualität.
Was die Digitalisierung für Mitarbeitende erleichtert
- Weniger monotone Aufgaben: Suchen, Ablage und Kopieren gehören durch digitale Lösungen der Vergangenheit an. Zeit und Nerven werden geschont.
- Schnellere Prozesse = weniger Stress: Dokumente sind schnell gefunden, Informationen sofort verfügbar.
- Dokumente sind für alle jederzeit zugänglich, egal, wo sich die Mitarbeitenden befinden.
- Flexibleres Arbeiten: Homeoffice, mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten werden durch digitale Prozesse ermöglicht – ohne Qualitätseinbußen.
Wie solche Erleichterungen im Alltag konkret aussehen können, zeigt das folgende Beispiel aus einem mittelständischen Unternehmen:
Praxisbeispiel: Wie ein digitaler Posteingang den Arbeitsalltag erleichtert hat
In einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen sorgte der tägliche Posteingang lange für Stress. Eingehende Briefe wurden zentral gesammelt, manuell geöffnet, kopiert und dann an die jeweiligen Abteilungen verteilt – ein Prozess, der viel Zeit kostete, Fehlerquellen bot und bei Abwesenheiten ins Stocken geriet.
Im Zuge eines ersten Digitalisierungsprojekts entschied man sich, den Posteingang zu digitalisieren – zunächst nur testweise für den Vertrieb.
Die Lösung: Alle eingehenden Briefe und Dokumente wurden eingescannt und in einem digitalen Postkorb abgelegt. Mitarbeitende erhielten automatisch eine Benachrichtigung, sobald für sie etwas vorlag – mit direktem Zugriff per Klick, auch im Homeoffice.
Das Ergebnis nach nur zwei Wochen:
- Bearbeitungszeit von Dokumenten sank spürbar.
- Kein „Papierstau“ mehr auf Schreibtischen.
- Kollegen konnten Urlaubsvertretungen problemlos übernehmen.
- Die Stimmung im Team besserte sich – man sprach sogar von „spürbarer Erleichterung“.
Was als kleines Pilotprojekt begann, überzeugte schnell. Der digitale Posteingang wurde kurz darauf im gesamten Unternehmen eingeführt – weil die Mitarbeitenden selbst den Nutzen klar gespürt haben.
Und falls Sie auf Sätze wie „Das funktioniert bei uns sowieso nicht“ oder „Digitalisierung kostet nur Zeit und Nerven“ stoßen:
In unserem Beitrag „Mythen zur Digitalisierung“ räumen wir mit den häufigsten Vorurteilen auf – klar, ehrlich und praxisnah.
Digitalisierung bedeutet Veränderung – ja. Aber sie ist keine Bedrohung, sondern eine Einladung, den Arbeitsalltag smarter, einfacher und effizienter zu gestalten. Mit der richtigen Vorbereitung werden Ihre Mitarbeitenden nicht nur mitziehen, sondern mitgestalten.