Dokumente zur Digitalisierung vorbereiten
Inhaltsverzeichnis
- 1. Einleitung
- 2. Warum die Vorbereitung zur Digitalisierung wichtig ist
- 3. Wie wir mit Ihren Dokumenten umgehen
- 3.1 Prüfung der Dokumente vor dem Scan
- 3.2 Entfernen von Schäden und Störungen
- 3.3 Besondere Dokumententypen
- 4. Der Digitalisierungsprozess: Vom Papier zum digitalen Dokument
- 5. Nachbearbeitung und Dokumentenzusammenführung
- 6. Rücksortierung und Umgang mit Originaldokumenten
Einleitung
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren einen enormen Einfluss auf die Arbeitswelt und die Produktionsprozesse in Unternehmen gehabt. Im Zuge dieser Entwicklung ist es für Unternehmen wichtig, ihre Dokumente für die Digitalisierung vorzubereiten.
Warum die Vorbereitung zur Digitalisierung wichtig ist
Die Vorbereitung von Dokumenten zur Digitalisierung ist entscheidend, um diese effizient in ein digitales Format zu überführen. Dies umfasst das Scannen von Papierdokumenten oder das Umwandeln von digitalen Dateien in ein geeignetes Format. Durch die Digitalisierung werden nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch Zeit und Kosten gespart, während gleichzeitig die Datensicherheit verbessert wird.
Beim Scannen von Dokumenten ist es besonders wichtig, auf eine hohe Bildqualität zu achten. So wird sichergestellt, dass die gescannten Dokumente klar und gut lesbar sind.
Wie wir mit Ihren Dokumenten umgehen
Bevor Ihre Dokumente in unseren hochmodernen Scannern verarbeitet werden, legen wir großen Wert auf ihre sichere und sorgfältige Vorbereitung.
Wir verstehen, wie wichtig diese Unterlagen für Sie sind, und sorgen dafür, dass sie mit höchster Sorgfalt behandelt werden. In diesem Abschnitt erklären wir, wie wir Ihre Dokumente vor dem Scannen durch unsere Hochleistungsscanner behandeln, um höchste Qualität und Datenschutz zu gewährleisten.
Prüfung der Dokumente vor dem Scan
Zunächst stellen wir sicher, dass die Dokumente für den Scanprozess geeignet sind. Jede Seite wird einzeln aus dem Ordner oder der Akte entnommen und sorgfältig auf Schäden geprüft, um eine optimale Scanqualität zu gewährleisten.
Entfernen von Schäden und Störungen
Unsere erfahrenen Mitarbeiter bereiten Ihre Dokumente so vor, dass der Scanvorgang reibungslos und ohne Beschädigung Ihrer Unterlagen erfolgt. Es werden Knicke entfernt, Tackernadeln und Büroklammern entnommen und Risse entfernt.
Besondere Dokumententypen
Bons und Pergament Papier werden auf Stabilität geprüft und ggf. auch einzeln per Hand gescannt. Großformate und Dokumente die nicht geöffnet werden dürfen werden separiert.
Fazit: Ihr Weg in die digitale Zukunft mit archivwerk GmbH
Die Digitalisierung bringt nicht nur viele Vorteile, sondern erfordert auch eine sorgfältige Planung und Ausführung. Wir bei der archivwerk GmbH sind Ihr Partner, wenn es darum geht, Ihre Dokumente professionell und sicher für die Digitalisierung vorzubereiten. Gemeinsam unterstützen wir Sie auf dem Weg in die digitale Zukunft.
Der Digitalisierungsprozess: Vom Papier zum digitalen Dokument
Durch diesen sorgfältigen Vorbereitungsprozess stellen wir sicher, dass alle Details Ihrer Dokumente präzise erfasst werden – egal ob es sich um große Formate, versiegelte Dokumente oder gebundene Bücher handelt.
Je nach Dokumententyp werden Ihre Dokumente nun auf unterschiedliche Weise digitalisiert. Bröselige Blätter oder sehr alte Blätter die physisch schon in einem schlechten Zustand sind werden separat kopiert, damit Ihre Originalen auch im selben Zustand wieder zu Ihnen zurück kommen, wie sie sie uns übergeben haben.
Digitalisierung von Standarddokumenten
Einfache Seiten bis Größe DIN A3 werden in unsere Hochleistungsscanner gelegt. Während dieses Prozesses ist immer ein Mitarbeiter an der Seite Ihrer Dokumente. Jede Scanseite wird Just in Time digital und physisch beobachtet und kontrolliert um einen reibungslosen Scanvorgang zu gewährleisten.
Digitalisierung von großen und gebundenen Dokumenten
Größere Dokumente oder gebundene Dokumente werden mit unserem Großformatscanner, bzw. Buchscanner Seite für Seite manuell eingescannt.
Nachbearbeitung und Dokumentenzusammenführung
Durch unser Managementsystem können diese Dokumente dann im nächsten Schritt digital zusammengeführt und an ihren ursprünglichen Ort platziert werden. Dieser Prozess ermöglicht es uns, Dokumente die nicht aufgetrennt werden dürfen, schonend zu digitalisieren oder Pläne als ein ganzes Dokument einzuscannen.
Zusammenführung und Strukturierung
Dokumente werden so zusammengeführt, dass sie in der richtigen Reihenfolge bleiben und die ursprüngliche Struktur erhalten bleibt.
Fazit: Ihr Weg in die digitale Zukunft mit archivwerk GmbH
Die Digitalisierung bringt nicht nur viele Vorteile, sondern erfordert auch eine sorgfältige Planung und Ausführung. Wir bei der archivwerk GmbH sind Ihr Partner, wenn es darum geht, Ihre Dokumente professionell und sicher für die Digitalisierung vorzubereiten. Gemeinsam unterstützen wir Sie auf dem Weg in die digitale Zukunft.
Rücksortierung und Umgang mit Originaldokumenten
Sind die Dokumente digitalisiert, werden alle Dokumente die vernichtet werden sollen separiert , Dokumente und Ordner die zurück sortiert bzw. zurückgeliefert werden sollen, werden in Ihren Urpsungsordner zurücksortiert. Hierbei wird Seite für Seite an seinen Ursprungsplatz zurückgelegt, gebundene Dokumente, Pläne, und beglaubigte Dokumente und Urkunden finden an Ihrem Urpsungsort Platz.
Rücksortierung nach den Kundenwünschen
Die Rücksortierung erfolgt dann, wie vom Kunden gewünscht, entweder durch Einsortierung in die Metallschienen oder als einfache Befestigung mit Gummibändern.
Umgang mit sensiblen Originalen
Besondere Originaldokumente wie beglaubigte Urkunden oder vertrauliche Daten werden mit zusätzlicher Vorsicht behandelt und sicher aufbewahrt.