Dokumente digitalisieren – mit dem archivwerk Full Service
Wir begleiten Sie bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens und sorgen dafür, dass Ihre Dokumente und Akten in einem zeitgemäßen Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verfügung stehen.
Digitalisierung von Dokumenten – auch für Sie relevant
In Ihrem Unternehmen stapeln sich noch immer zahllose analoge Akten und Ordner? Diese in ein digitales Archiv zu überführen, hilft Ihnen diverse Arbeitsprozesse zu beschleunigen und den „Papierkram“ in Ihrer Verwaltung auf ein Minimum zu senken. Für den Umstieg auf eine digitale Dokumentenarchivierung ist archivwerk Ihr erfahrener Partner.
Mit unserem Service für Unternehmen und Privatpersonen leisten wir einen starken Beitrag, um Ihre Verträge, Unterlagen und sonstigen Dokumente rechts- und zukunftssicher aufzubewahren.
Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten
Dokumente in digitaler Form vorliegen zu haben, bringt nicht nur einen bequemen und schnellen Zugriff in Ihrem Unternehmen oder privat mit sich. Profitieren Sie zusätzlich von diesen handfesten Vorteilen, die gerade im betrieblichen Umfeld zu signifikanten Erleichterungen beitragen können:
Kosten und Platzbedarf reduzieren
Mit einem digitalen Dokumentenmanagement können Sie Regale, Schränke und Archive voller klassischer Akten und Ordner vollständig auflösen. Nutzen Sie so Ihre Arbeitsflächen neu, während der direkte, digitale Zugriff Ihre Verwaltungskosten senkt und den Arbeitsalltag vereinfacht.
Beschleunigte Dokumentensuche
Mit der Ordnung eines digitalen Systems können Sie binnen Sekunden einzelne Dokumente suchen. Ob Beschreibungen Ihrer Produkte, relevante Verträge und Unterschriften, Arbeitsanweisungen oder steuerlich relevante Belege – mit den Such-Funktionen eines DMS werden Sie binnen Sekunden fündig.
Effektivere Arbeitsprozesse
Aufbewahrung, Bearbeitung und Bereitstellung digitaler Dokumente erfolgt deutlich schneller als bei klassischen Papierdokumenten. Teilen Sie die Inhalte so ganz bequem mit den richtigen Mitarbeitern – ob vor Ort in Ihrem Büro, im Außendienst oder bei der Arbeit im Home-Office. .
Maximale Datensicherheit und DSGVO-Konformität
Ob Verschlüsselung bei der Speicherung sensibler Daten oder DSGVO-konforme Vernichtung Ihrer Papierdokumente – wir von archivwerk überlassen nichts dem Zufall und setzen die gesetzlichen Anforderungen fachgerecht um, damit Sie und Ihre Kunden einen maximalen Datenschutz genießen.
Langfristige Verfügbarkeit
Dokumente in Papierform bleichen über Jahre und Jahrzehnte aus, Vertragstext oder Unterschriften sind so nicht mehr lesbar. Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren, verhindern Sie diesen Verfall und machen alle Inhalte Ihrer Dokumente über Jahrzehnte hinweg verfügbar.
Unsere Checkliste: die wichtigsten Fragen vor der Digitalisierung
Bevor wir unsere Dokumentenscanner für Sie zum Einsatz bringen und ein digitales Archiv Ihrer Dokumente aufbauen, ist eine detaillierte Planung anzuraten. Mit den richtigen Fragen im Vorfeld lässt sich die Umsetzung schneller und kosteneffizienter abwickeln. Hier die wichtigsten Aspekte, die Sie vor der Digitalisierung und Archivierung überlegen sollten:
- Warum möchten Sie Ihre Dokumente digitalisieren? Stehen rechtliche Aspekte im Vordergrund, möchten Sie mehr Platz auf Ihren Büroflächen gewinnen oder sind Sie generell im Prozess, auf eine papierlose Büroführung umzustellen?
- Wie viele Dokumente möchten Sie insgesamt digitalisieren? Durch eine präzise Mengenangabe fällt es unseren Experten leichter, Ihnen eine konkrete Kostenschätzung für Ihr Projekt zu geben.
- In welchen Formaten liegen Ihre Dokumente vor? Wir von archivwerk können von klassischen DIN A4 Akten bis zu Plänen und Großformaten in DIN A3, A2 und größer diverse Formate für Sie digitalisieren.
- In welcher Struktur sollen die digitalisierten Dokumente vorliegen? Ist es sinnvoll, für jedes Dokument ein einzelnes PDF anzulegen, oder lassen sich bestimmte Dokumente zu einer Gesamtdatei zusammenfassen?
- Welche Indexierung ist gewünscht, beispielsweise nach Jahreszahl, Kunde oder betrieblichem Vorgang? Soll außerdem ein Inhaltsverzeichnis bzw. eine digitale Übersicht erstellt werden?
- Was passiert mit den Originalen nach der Digitalisierung? Wählen Sie hier zwischen der Vernichtung der Originaldokumente, einer Einlagerung und Archivierung durch uns oder die Rückgabe an Sie nach den fertiggestellten Scans aus.
Ihr Weg in die digitale Zukunft mit archivwerk GmbH
Die Digitalisierung bringt nicht nur viele Vorteile, sondern erfordert auch eine sorgfältige Planung und Ausführung.
Planung: So gehen Sie Schritt für Schritt vor
Um sich endlich von jedem Papierstapel in Ihrem Büro zu verabschieden und digital durchzustarten, sollten Sie einer klaren Vorgehensweise folgen. Diese stellt nicht nur möglichst geringe Kosten bei der Umstellung sicher, genauso werden Ihre alltäglichen Arbeitsabläufe so nur minimal beeinflusst. Unsere Experten von archivwerk raten Ihnen zu diesen Schritten:
1. Bestandsaufnahme Ihrer Akten
Verschaffen Sie sich wie oben beschrieben einen Überblick über alle Dokumente, die Sie digitalisieren möchten. Hierbei hilft eine Kategorisierung, von klassischen Aktenordnern über Pläne und Urkunden bis zu speziellen Dokumenten.
2. Auswahl Ihres Scandienstleisters
Kommen Sie auf das Team von archivwerk zu und kommen Sie mit uns über Ihre Wünsche und Vorstellungen bei der Dokumentendigitalisierung zu. Mit unserer langjährigen Erfahrung, einer klaren Preisstruktur sowie zusätzlichen Leistungen wie der OCR-Texterkennung und Indexierung erstellen wir Ihnen zeitnah Ihr transparentes Angebot.
3. Struktur & Indexierung festlegen
Haben Sie uns als Dienstleister ausgewählt, legen wir uns gemeinsam auf die Vorgehensweise sowie konkrete Lösungen wie die Namenskonventionen für Ihre digitalen Dokumente fest.
4. Umgang mit Ihren Originaldokumenten
Wenn der Zugriff auf die Originale nicht mehr gewünscht ist, können wir Ihnen eine DSGVO-konforme Vernichtung. Genauso können wir Ihre Dokumente einlagern, z. B. um diese mit unserem „Scan on Demand“-Service zu einem späteren Zeitpunkt für Sie zu digitalisieren. Natürlich ist auch die Rückgabe zur Selbstverwaltung denkbar.
5. Einarbeitung in Ihr Dokumenten-management-System
Die Umstellung auf ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist obligatorisch, um alle Dokumente zukünftig einfach, schnell und mit diversen Filter-Funktionen aufrufen zu können. Wir machen Sie schon vor dem ersten Scan mit möglichen Software-Lösungen vertraut, um systematisch Ordnung in die digitale Verwaltung Ihrer Unterlagen zu bringen.
Kosten: Was kostet es, Dokumente digitalisieren zu lassen?
Pauschale Preisangaben sind nur schwierig möglich, da Menge, Format und gewünschte Zusatzleistungen die Gesamtkosten wesentlich beeinflussen. Wünschen Sie beispielsweise ein OCR-Texterkennung oder sollen wir die Vernichtung und den Transport Ihrer Aktenordner übernehmen, kommt dies auf die reinen Kosten der Dokumentendigitalisierung hinzu.
Als Faustregel können wir Ihnen diese grobe Abschätzung geben:
- 0,06 € bis 0,08 € pro Seite bei einer Standarddigitalisierung
- 0,35 € bis 1,25 € pro Seite bei komplexen Projekten (OCR, Sonderformate, etc.)
Lassen Sie sich in jedem Fall Ihr persönliches, unverbindliches Angebot erstellen. Unsere Scan-Experten wissen, dass jedes Projekt etwas anders ist und deshalb ein individuelles Konzept benötigt, was wir in unsere Kalkulation einfließen lassen.
Typische Fehler bei der Digitalisierung vermeiden
Für Ihre Dokumente zu digitalisieren, sollten Sie am besten auf professionelle Hilfe eines erfahrenen Dienstleisters zurückgreifen. So vermeiden Sie die häufigsten Fehler, die Sie vielleicht aktuell befürchten und deshalb zögern, ob Sie überhaupt eine Digitalisierung durchführen sollten. Zu den größten Fehlern zählen:
- Unklare Zielsetzung: Es wird vergessen, bei der Digitalisierung eine klare Struktur anzulegen oder auf ein DMS umzustellen. So entsteht lediglich eine Fülle an digitalen Dokumenten, die ohne klare Struktur zum Chaos bei der Archivierung und Bearbeitung führen.
Das sagen unsere Kunden
"Wir haben uns für DOPA als Archivsystem entschieden, weil die gesamte Bedienung der Suchfunktion ein Kinderspiel ist. Außerdem benötigen wir keine zusätzliche Hardware wie Server etc. und haben trotzdem jederzeit Zugriff auf unsere gesamten Dokumente."
Heiko Paasch
Arcscan GmbH
"Akten Scanservice für Aufnahmebögen: "Zielführende Beratung und schnelle Umsetzung. Danke archivwerk!"
Sven Schröder
Landvolk Niedersachsen Kreisbauernverband Zeven e.V.
"Mit DOPA Archiv haben wir die ideale Lösung gefunden um jederzeit, vom Standort unabhängig, sicher auf unsere Dokumente zugreifen zu können. Gerade heutzutage, in unserer mobilen Welt, ist DOPA eine sehr gute Lösung."
Frank Buckwitz
AM WALL Steuerberater
"Digitalisierung sozialwissenschaftlicher Studien: archivwerk hat für die Universität Bremen 90 Studienordner gescannt und OCR indiziert. "Wir sind sehr zufrieden mit den Ergebnissen!".
Björn Schreinermacher
eScience lab - Universität Bremen
"Mobiler Zugriff, Zeitersparnis und weniger Platzbedarf: SP-Werbung setzt auf das Online Archiv von archivwerk. "Ich kann jetzt von jedem Platz der Welt in unser Unternehmen eingreifen".
Swen Peter Heine
SP-Werbung
Mit archivwerk die Digitalisierung von Dokumenten leicht gemacht
Sie haben sich mit den Möglichkeiten und Chancen der digitalen Büroführung auseinandergesetzt und möchten endlich Ihre Dokumente digitalisieren? Kommen Sie auf uns zu, damit wir Ihnen kostenbewusst und sicher von der Planung bis zur Umsetzung weiterhelfen können.
FAQ – Häufige Fragen
Wie lange dauert die Digitalisierung von Akten?
Sollte ich private Dokumente als PDF-Datei digitalisieren?
Welche Dokumente sollten zuerst digitalisiert werden?
Wie sicher sind Akten, Ordner & Co. nach der Digitalisierung?
Sie möchten Ihre Dokumente digitalisieren?
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