Akten digitalisieren – Ihr Wandel im Büroalltag
Vertrauen Sie mit dem Scanservice von archivwerk auf eine schnelle und effektive Methode, um Akten und andere Dokumente zu digitalisieren und Ihren Weg hin zum digitalen Büro zu meistern.
Digitalisierung von Akten – auch für Sie unverzichtbar
Immer mehr Unternehmen erkennen, dass die Digitalisierung von Akten und Geschäftsdokumenten aller Art diverse Vorteile mit sich bringt. Leben und Alltag werden zunehmend digitaler, auch das Arbeitsleben bildet keine Ausnahme. Seit 2020 verändert sich die Arbeitswelt radikal, was die Aktendigitalisierung und die Ansprüche von Kunden und Business-Partnern an die Verfügbarkeit von digitalen Dokumenten anbelangt.
Die Vorteile, Dokumente und Akten in digitaler Form zu verwalten, liegen auf der Hand.
Akten in Unternehmen digitalisieren – der aktuelle Stand
Laut des Digital Office Index 2024 des Branchenverbands Bitkom haben in den letzten Jahren insbesondere die Bereiche Buchhaltung, Finanzen und Controlling die größte digitale Transformation durchlaufen. Mit einem Digitalisierungsgrad von 3,7 von 5 Punkten gelten diese Abteilungen als Vorreiter. Da die digitale Datenverarbeitung in allen Branchen eine Rolle spielt, besteht bei vielen weiteren Firmen noch ein Nachholbedarf.
Branchenspezifische Unterschiede bei der Digitalisierung
Automobilindustrie
Nur rund ein Drittel der Unternehmen aus der Automobilbranche empfängt aktuell E-Rechnungen, der Aufwand in der klassischen Rechnungsstellung bleibt somit hoch.
Maschinenbau
Etwa 50 % versenden elektronische Rechnungen, was unter dem Durchschnitt aller Branchen liegt und eine große Möglichkeit verschenkt, effektiver zu wirtschaften.
Transport & Logistik
Auch hier liegt der Anteil der Unternehmen, die E-Rechnungen versenden, unter dem Durchschnitt – auch zu Lasten von Personal und Arbeitsaufwand.
Diese Zahlen zeigen, dass die Digitalisierung nicht überall gleich schnell voranschreitet und branchenspezifische Lösungen notwendig sind. Oft wird gefürchtet, dass die Prozesse einer Digitalisierung aller Geschäftsdokumente aufwändig, zeitraubend und teuer ist. Der Sinn der Digitalisierung der Akten, Ordner oder E-Mails wird zwar erkannt, der entscheidende Schritt hin zum papierfreien Büro aus Gewohnheit oder finanziellen Sorgen hinausgezögert.
Hier sagen wir aus Erfahrung: Das Digitalisieren Ihrer Akten, Aktenordner und sonstiger Dokumente macht Ihren Büroalltag ab dem ersten Tag wirtschaftlicher. Oft fehlen konkrete Informationen, wie schnell und systematisch die Aktendigitalisierung erfolgen kann – hier informieren Sie unsere Scan-Profis gerne vollkommen unverbindlich
Akten und Dokumente digitalisieren – Ihre Vorteile
Sie sind sich noch unsicher, welche Vorteile die Umstellung auf digitale Dokumentenprozesse mit sich bringt? Hier Ihre wichtigsten Vorteile im Überblick:
Effizienzsteigerung
Digitalisierte Akten ermöglichen schnelle Abläufe. Statt mühsam einzelne Dokumente zu suchen und Ihre Aktenordner zu durchforsten, kann Ihr Personal relevante Daten einfach per Klick finden und bearbeiten.
Platzersparnis
Ihre Büros müssen nicht mehr länger durch Regale und Kartons verstopft werden. Geben Sie Ihre Dokumente nach sicherer Archivierung in den Reisswolf und nutzen Sie den zusätzlichen Platz auf neu gewonnenen Büroflächen für andere betriebliche Zwecke.
Kostenersparnis
Weniger Papier, sinkende Druckkosten und Einsparungen für die physische Lagerung Ihrer Akten und Dokumente bringen gleich mehrfach finanzielle Vorteile mit sich. Gleichzeitig reduzieren digitale Inhalte Ihren Arbeitsaufwand und bewahren Sie vor unnötigen Fehlerquellen.
Nachhaltigkeit
Weniger Papierverbrauch bedeutet einen direkten Beitrag zum Umweltschutz. So unterstützen Sie digitale Prozesse aktiv, Ihre CSR-Ziele zu erreichen, verbunden mit einer positiven Außenwirkung.
Rechtssicherheit & Compliance
Digitale Akten können DSGVO-konform, revisionssicher und nachvollziehbar archiviert werden. Gerade für Buchhaltung, Personalwesen oder Verträge ist dies essenziell und gibt Ihnen maximale Sicherheit für den Umgang mit Behörden und dem Finanzamt.
Zugriff & Zusammenarbeit
Standortübergreifend können Teams gleichzeitig auf relevante Daten zugreifen. Dies erleichtert Remote-Arbeit und internationale Zusammenarbeit, wobei alle Aspekte von Diskretion und rechtlicher Sicherheit eingehalten werden.
Ihr Weg in die digitale Zukunft mit archivwerk GmbH
Die Digitalisierung bringt nicht nur viele Vorteile, sondern erfordert auch eine sorgfältige Planung und Ausführung.
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
So planen wir Ihre Digitalisierung
Schritt 1 – Bestandsaufnahme
Erstellen Sie im ersten Schritt eine detaillierte Übersicht über Art und Anzahl Ihrer Dokumente. Hierzu gehört auch die Erfassung der Formate (DIN A4, DIN A3, Pläne, Großformate, etc.), sowie besondere Dokumente wie Urkunden und versiegelte Unterlagen. Die Unterteilung hilft, rechtliche Anforderungen wie die Archivierungsdauer adäquat zu berücksichtigen.
Schritt 2 – Auswahl des Scandienstleisters
Wählen Sie einen erfahrenen Scanservice mit umfassenden Referenzen aus, der Ihre Akten und Ordner scannen soll. Wir von archivwerk überzeugen durch unsere Zertifizierung (ISO-Norm, DSGVO-konform), eine faire Preisstruktur und Extras wie OCR (Texterkennung), Indexierung und mehr.
Schritt 3 – Struktur & Indexierung
Gemeinsam klären wir ab, wie die digitalisierten Akten und Dokumente nach der Archivierung zur Verfügung stehen sollen. Optionen sind ein PDF oder Ordner oder jedes Dokument einzeln, aufgeteilt nach Projekten, Jahren, Lieferanten und weiteren Kriterien. Zudem legen wir einheitliche Konventionen für die Benennung der digitalen Akten und Dokumente fest.
Schritt 4 – Entscheidung über Originaldokumente
Als Scanservice bieten wir Ihnen mehrere Möglichkeiten für den Umgang mit Ihren Original-Dokumenten. Gerne führen wir diese datenschutzkonform dem Reisswolf zu, sichern sie in externen Archiven oder geben Sie zur eigenen Verwaltung an Sie zurück. Ihre individuellen Vor- und Nachteile klären wir vor dem Akten digitalisieren mit Ihnen ab.
Digitalisierung von Rechnungen & E-Rechnungen
Die elektronische Rechnungsstellung ist ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung. Schon heute erstellen 55 % der Unternehmen E-Rechnungen, 45 % können elektronische Rechnungen empfangen. Hier helfen wir Ihnen, das Einsparungspotenzial der elektronischen Rechnungsstellung, die mittlerweile vom Gesetzgeber vorgeschrieben ist, zu nutzen – im Porto, der Lagerung und der Bearbeitungszeit der einzelnen Dokumente.
Unser Praxis-Tipp: Beginnen Sie bei Ihrem Projekt als Erstes mit der Digitalisierung der Buchhaltungsdokumente, da hier die größten Einsparungen und Effizienzgewinne erzielt werden können.
Echter Mehrwert – unsere Beispiele aus der Praxis
Um sich endlich von jedem Papierstapel in Ihrem Büro zu verabschieden und digital durchzustarten, sollten Sie einer klaren Vorgehensweise folgen. Diese stellt nicht nur möglichst geringe Kosten bei der Umstellung sicher, genauso werden Ihre alltäglichen Arbeitsabläufe so nur minimal beeinflusst. Unsere Experten von archivwerk raten Ihnen zu diesen Schritten:
Beispiel 1 – Mittelständisches Unternehmen
Ein Mittelständler mit 500 Aktenordnern digitalisierte in 4 Wochen seine gesamten Buchhaltungsunterlagen mit archivwerk. Das Ergebnis:
- 70 % weniger Lagerfläche
- 50 % Zeitersparnis bei der Dokumentensuche
- Verbesserte Compliance
Beispiel 2 – Öffentliche Verwaltung
Eine Stadtverwaltung digitalisierte die Personalakten der gesamten Behörde. Durch diesen Prozess reduzierte sich der Papierverbrauch drastisch, während gleichzeitig der Zugriff für die gesamte Belegschaft verbessert wurde. Hiervon profitiert am Ende des Tages jeder einzelne Bürger der Stadt, da Anfragen schneller und stressfreier bearbeitet werden können.
Akten scannen und digitalisieren – mit archivwerk in die Zukunft
Die Digitalisierung von Akten ist der Schlüssel für Effizienz, Nachhaltigkeit und Rechtssicherheit in modernen Unternehmen. Mit einem professionellen Scandienstleister wie archivwerk sparen Sie Platz, Zeit und Kosten und leisten einen aktiven Beitrag zur digitalen Transformation.
Sie möchten mehr zu den Möglichkeiten und Vorteilen unseres Scanservices erfahren? Handeln Sie jetzt: Lassen Sie Ihre Akten professionell digitalisieren und profitieren Sie von allen beschrieben Vorteilen – schnell, sicher und effizient. Wir freuen uns über Ihre Anfrage zu einem kostenlosen Beratungsgespräch.
Das sagen unsere Kunden
"Wir haben uns für DOPA als Archivsystem entschieden, weil die gesamte Bedienung der Suchfunktion ein Kinderspiel ist. Außerdem benötigen wir keine zusätzliche Hardware wie Server etc. und haben trotzdem jederzeit Zugriff auf unsere gesamten Dokumente."
Heiko Paasch
Arcscan GmbH
"Akten Scanservice für Aufnahmebögen: "Zielführende Beratung und schnelle Umsetzung. Danke archivwerk!"
Sven Schröder
Landvolk Niedersachsen Kreisbauernverband Zeven e.V.
"Mit DOPA Archiv haben wir die ideale Lösung gefunden um jederzeit, vom Standort unabhängig, sicher auf unsere Dokumente zugreifen zu können. Gerade heutzutage, in unserer mobilen Welt, ist DOPA eine sehr gute Lösung."
Frank Buckwitz
AM WALL Steuerberater
"Digitalisierung sozialwissenschaftlicher Studien: archivwerk hat für die Universität Bremen 90 Studienordner gescannt und OCR indiziert. "Wir sind sehr zufrieden mit den Ergebnissen!".
Björn Schreinermacher
eScience lab - Universität Bremen
"Mobiler Zugriff, Zeitersparnis und weniger Platzbedarf: SP-Werbung setzt auf das Online Archiv von archivwerk. "Ich kann jetzt von jedem Platz der Welt in unser Unternehmen eingreifen".
Swen Peter Heine
SP-Werbung
FAQ – Häufige Fragen
Wie lange dauert die Digitalisierung von Akten?
Welche Dokumente sollten zuerst digitalisiert werden?
Wie sicher sind Akten, Ordner & Co. nach der Digitalisierung?
Was genau bedeutet Scan on demand?
Sie möchten Ihre Dokumente digitalisieren?
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