Archivierung
Alle Dokumente in Ihrer Cloud archiviert!
Unsere Lösungen für eine sichere Dokumentenarchivierung
Das Online-Archiv
Zugriff auf tausende von Dokumenten
Alle Dokumente auf einem Blick – Unser Online-Archiv schafft genau das: Eine übersichtliche Cloud-Archivierung Ihrer Dokumente.
Richten Sie noch heute Ihr persönliches Online-Archiv ein und fangen Sie an, papierloser in Ihrem Unternehmen zu arbeiten.
Inhouse-Archivierung
In gewohnter Umgebung alle Dokumente managen
Bei einer Inhouse-Archivierung arbeiten Sie weiterhin in der bekannten Umgebung des Windows-Explorers. Der große Vorteil ist, dass sich das Archiv perfekt in unterschiedliche Arbeitsweisen intergrieren lässt und so Dokumente z.B. mit der „Speichern unter“-Funktion wie gewohnt abgelegt werden können!
Rechtssichere Archivierung
Sie möchten Dokumente, Verträge, Mails oder Rechnungen rechtssicher archivieren? Dann finden Sie bei uns die passenden Lösungen für jeden Einsatzbereich der Archivierung. Wir haben Dokumentenmanagementlösungen, die wir Inhouse auf Ihrem Server speichern, als auch eine flexibel skalierbare Online Archivierung im Portfolio. Hier stellen wir Ihnen kurz unsere Archivierungslösungen und unsere Projektumsetzung vor.
Projekte zur Archivierung von Dokumenten starten ganz klassisch damit, dass Sie uns Ihren Bedarf und die Anforderungen schildern.
Online Archivierung
Die Online Archivierung ist eine Möglichkeit der Archivierung von Dokumenten, welche Sie ganz einfach über einen Webbrowser erreichen können. Dadurch wird es Ihnen ermöglicht, 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr auf Ihre Dokumente zugreifen zu können. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein gängiger Webbrowser. Keine zusätzlichen Kosten durch das Installieren eines Servers, keine sonstige Hardware- und Softwareinstallation und keine aufwändige Installation einer Applikation. Es spielt dabei auch keine Rolle, von wo und mit welchem Gerät Sie auf Ihre Dokumente zugreifen möchten.
Sie möchten Ihre Dokumente digitalisieren?
Kalkulieren Sie sich hier Ihr eigenes Angebot!
Klicken Sie auf den Button und gelangen Sie zu unserem digitalen Kostenrechner…
Ihre Vorteile mit unseren Archivierungslösungen!
Steigern auch Sie in Ihrem Unternehmen die Arbeitseffizienz und führen Sie mit uns ein preisgünstiges Archiv als Grundstein für ein produktives Dokumentenmanagement ein. Durch unsere auf Ihr Unternehmen individuell anpassbaren Archivierungslösungen finden wir für jedes Unternehmen das passende Archiv. Mit unserer Online Archivierung bieten wir Ihnen ein Höchstmaß an Sicherheit. Ihre Daten werden in räumlich getrennten Rechenzentren inklusive Sicherung geschützt, die Datenübertragung wird durch eine 256 Bit SSL-Verschlüsselung gesichert und besitzt eine ausgefeilte Passworttechnologie für die Zugangsbeschränkung.
Was ist ein digitaler Posteingang?
Bei einem digitalen Posteingang handelt es sich in der Regel um eine Möglichkeit Ihren gesamten Schriftverkehr auf einen Blick digital einsehen und verwalten zu können. In vielen Unternehmen kommt es nämlich durch die unterschiedliche Verarbeitung von Eingangspost und E-Mail-Schriftverkehr häufig zu verlängerten Bearbeitungszeiten und zeitraubender Dokumentenverwaltung. Das führt in den meisten Fällen nicht nur zu einer Kostenzunahme, sondern verlangsamt die internen Bearbeitungszeiten innerhalb Ihres Unternehmens, was zum Beispiel beim Einhalten von Zahlungsfristen oder dem Nutzen von Skonti zum Problem werden kann.
Um viele dieser Probleme zu vermeiden wird eine Lösung gebraucht, welche Ihnen keinen zusätzlichen Verwaltungsaufwand bereitet und bei der die Anwender nicht jedes Mal überlegen müssen, wie sie mit Rechnungen oder allgemeinen Schriftverkehr die per E-Mail eingehen, umzugehen haben.
Welches Archiv passt am besten zu meinem Unternehmen?
Das Finden des für Ihr Unternehmens optimalsten Archivs ist oftmals der schwerste Teil einer Archivierung. Das liegt vor allem daran, dass in Unternehmen ganz unterschiedlich gearbeitet wird.
Wie groß ist das Unternehmen? Wie viele Personen sollen das Archiv nutzen? Wird oft im Home-Office gearbeitet? Wie groß ist der Datenverkehr?
FAQ
Warum sollten Dokumente archiviert werden?
Die Archivierung von Dokumenten bringt viele Vorteile mit sich. So führt eine elektronische Archivierung Ihrer Dokumente dazu, dass alle wichtigen Daten und Informationen digital abgespeichert sind. Somit können Sie digital und frei von Papier mit Ihren Dokumenten arbeiten. Dadurch haben Sie diese zum Beispiel in Kundengesprächen immer digital parat oder können von überall aus mit einer Internetverbindung auf Ihre Dokumente zugreifen.
Eine Archivierung Ihrer Papierdokumente eignet sich vor allem dann, wenn diese auf Grund der Aufbewahrungsfristen noch nicht vernichtet werden dürfen, so wie es zum Beispiel bei Arbeitszeitnachweisen oder Lohnlisten der Fall ist. Zusätzlich mag es für einige Unternehmen sinnvoll sein, wenn Dokumente sowohl elektronisch als auch in Papierform archiviert werden, denn so haben Unternehmen die Sicherheit, im Zweifelsfall doch noch auf Ihre Dokumente zugreifen zu können.
Wie werden meine Dokumente archiviert?
Um Dokumente professionell digital archivieren zu können, müssen diese zuallererst aufbereitet werden. Das bedeutet, dass zum Beispiel Tackernadeln oder Büroklammern entfernt werden müssen, damit diese reibungslos gescannt werden können.
Bei dem Scanner handelt es sich um einen Hochleistungsscanner, welcher auf das Digitalisieren von Dokumenten spezialisiert ist. Dieser kann bis zu 100 Seiten oder 200 Bilder pro Minute in Schwarz/Weiß, Farbe und Graustufen digitalisieren.
Damit trotz dieser hohen Geschwindigkeiten ein makelloses Ergebnis erzielt wird, werden alle eingescannten Dokumente noch einmal auf Fehler und Datenvollständigkeit überprüft, bevor diese zur Archivierung freigegeben werden können.
Im letzten Schritt kommt es zur Freigabe der Dokumente. Diese werden den entsprechenden Kunden meistens entweder per Online-Archiv, d.h. über eine Cloudlösung, bereitgestellt oder in das entsprechende Inhouse-Archiv eingepflegt.
Nach dem Digitalisieren liegt es ganz an den Wünschen des Kunden: Sollen die Dokumente weiterhin in unserem Sicherheitslager archiviert werden? Können die Dokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden? Oder soll ein Rücktransport der Dokumente erfolgen? Bei der Beantwortung dieser Fragen lassen wir Sie sicherlich auch nicht allein, wir stehen Ihnen bei Ihrer Entscheidungsfindung stets beratend zur Seite!
Sie möchten Ihre Dokumente digitalisieren?
Kalkulieren Sie sich hier Ihr eigenes Angebot!
Klicken Sie auf den Button und gelangen Sie zu unserem digitalen Kostenrechner…