Scandienstleister Köln

Scans im Full Service für Ihre betriebliche DigitalisierungIn Köln und dem Rheinland stehen unzählige Akten und Ordner in Wirtschaftsunternehmen und Behörden, die Platz wegnehmen und die alltägliche Arbeit ausbremsen. Sie kennen dieses Problem und möchten mit Scans Ihrer Akten und Dokumente in Köln den zeitgemäßen Schritt hin zur nachhaltigen, papierlosen Büroorganisation gehen? Als Scan-Dienstleister für Köln, Bonn und das Rheinland begleiten wir Sie auf diesem Weg als vielseitiger Partner – vom Einscannen Ihrer Dokumente aller Art bis zur Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS).

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Scan-Service Köln – für Firmen, Behörden und mehr

Alte Dokumente und Akten füllen nicht einfach nur Ihr Büro oder Archiv. Die Suche nach bestimmten Inhalten erweist sich als zeitaufwändig, die Lagerung und Archivierung findet vielerorts nicht nach den Vorschriften der DSGVO oder ähnlicher Richtlinien statt. Mit dem einmaligen Scannen Ihrer Dokumente und Akten in Köln speichern Sie diese sicher und verlässlich in digitaler Form ab. Als Scan-Dienstleister helfen wir Ihnen hierbei und zeigen Ihnen, wie kostengünstig Sie auf eine moderne Büroorganisation umstellen können, von der Ihre Mitarbeiter aktiv profitieren.

Die digitale Verwaltung aller Inhalte über ein DMS macht diese mit wenigen Klicks verfügbar. Dies spart Zeit und Mühen im Arbeitsalltag ein und überzeugt Ihre Kunden, Business-Partner oder Besucher Ihrer Behörde. Als erfahrener Scan-Dienstleister übernehmen wir das Einscannen von Dokumenten und Akten aller Art, die Ihnen als PDF, JPEG oder anderen Wunschformaten zur Verfügung stehen.

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Mit unserem Scan-Service für Köln besser arbeiten.

Die mühsame Suche nach Akten und Informationen in Papierform, manchmal mit Wegen ins Archiv verbunden, sind viele Mitarbeiter gewohnt. Sie entsprechen nicht mehr einer modernen Büroorganisation, in der durch digitales Dokumentenmanagement alle relevanten Informationen binnen Sekunden verfügbar sind. Ein wichtiger Faktor für die Zufriedenheit Ihrer Kunden, beispielsweise im direkten Gespräch oder am Telefon.

Gerade bei größeren Mengen an Akten und Ordnern fürchten viele Unternehmen in Köln, dem Rheinland und bundesweit, dass die digitale Umstellung mit einem großen Aufwand und hohen Kosten verbunden ist. Hier zeigen wir Ihnen als erfahrener Scan-Dienstleister gerne auf, wie preiswert die Transformation sein kann und wie Sie langfristig sogar finanziell profitieren. Wir erarbeiten das passende Konzept für Ihre Scans in Köln und führen die Digitalisierung bei Ihnen vor Ort oder nach Abholung Ihrer Akten und Ordner durch.

Ihre Vorteile mit uns als Scan-Dienstleister für Köln

Mit uns gehen Sie den richtigen Schritt in die digitale Büroorganisation, ohne dass Sie und Ihre Mitarbeiter einen immensen Aufwand oder hohe Kosten fürchten müssten.
Unser Scan-Service ist auf diverse Kundenwünsche eingestellt und hilft Ihnen auch beim Einscannen von Sonderformaten, Großformaten, Bildern und mehr.

Nach unserer Arbeit als Scan-Dienstleister gewinnen Sie neuen Platz auf Ihrem Betriebsgelände, da Sie sich von alten Aktenschränken und Ordnern verabschieden können.
Mit Extras wie der Abholung sämtlicher Dokumente vor Ort in Köln und der Aktenvernichtung nach den Vorgaben der DSGVO bieten wir neben unseren Scans einen Top-Service.

OCR als Texterkennung für Ihre Dokumente

Wir arbeiten grundsätzlich mit leistungsfähigen und modernen Scannern, die schnell und präzise selbst bei hohen Auflösungen arbeiten. Unsere technische Ausstattung ermöglicht die automatische Texterkennung (OCR), mit der Inhalte Ihrer Briefe, Formulare und mehr in einzelnen Wörtern erfasst werden. Dies macht sich bei der späteren Verwaltung in einem DMS durch die Nutzung von Suchfiltern bezahlt, da Sie gezielt nach einzelnen Wörtern und Inhalten in den Scans suchen können. Gerade für Vertragswerk oder Dokumente von Behörden ein wichtiger Vorteil.

Schnelle, digitale Archivierung mit unseren Scans

Neben der Nutzung unseres Scan-Service für aktuell relevante Dokumente, Briefe und Vorlagen stehen wir Ihnen für die Einrichtung eines Online-Archivs zur Seite. Viele Unternehmen in Köln und bundesweit verfügen über zahllose Verträge, Briefe und andere Unterlagen, die in Papierform lediglich Platz in staubigen Archiven einnehmen. Als Scan-Dienstleister befreien wir Sie von diesen Massen an Akten und Ordnern, ohne dass die Inhalte verloren gehen. Natürlich können Sie unsere Scans für Köln alleine zum Zweck der Archivierung nutzen, falls Sie bereits über ein DMS für die moderne Büroführung verfügen.

Sicherheit und Datenschutz auf höchstem Niveau

Über unseren Scan-Service für Köln denken viele Unternehmen und Behörden primär aus Datenschutzgründen nach. Oft herrscht Unsicherheit, ob die Aktenhaltung in Papierform noch den Vorgaben der DSGVO oder anderen Richtlinien der Datensicherheit der jeweiligen Branche entspricht. Mit dem Einscannen Ihrer Dokumente gehen Sie den richtigen Weg, um rechtskonform zu handeln, Sicherheit zu gewinnen und Bußgelder zu vermeiden. Dies greift unser Scan-Service durch die Entsorgung und Vernichtung der eingescannten Dokumente im Sinne der DSGVO als optionale Leistung auf.

Jetzt mehr zu unseren Scans in Köln erfahren

Sie möchten für die Digitalisierung Ihrer Verwaltung und Archive mit einem kostenbewussten und vielseitigen Experten zusammenarbeiten? Unser Scan-Service für Köln und ganz Deutschland freut sich über Ihre Kontaktaufnahme und berät Sie gerne persönlich, wie Scans Ihrem Unternehmen weiterhelfen können. Sprechen Sie uns einfach an und gehen Sie mit uns den Weg hin zum zeitgemäßen und sicheren Umgang mit Dokumenten aller Art.

Kontakt

FAQ zu unserem Scan-Service für Köln

Wie teuer ist der Scan-Service genau?

Eine erste preisliche Einschätzung erhalten Sie über den Kostenrechner, den wir für Sie ins Netz gestellt haben. Dies können Sie als Grundlage für die Kontaktaufnahme zu uns nutzen. Gerne berechnen wir hiernach unverbindlich Ihr persönliches Angebot, in das der konkrete Aufwand Ihrer Scans in Köln sowie Extras wie die Abholung oder Vernichtung Ihrer Akten und Dokumente einfließt.

In welchen Formaten sind Scans möglich?

Neben klassischen Briefen, Verträgen oder Formularen in DIN A4 oder DIN A5 steht Ihnen unser Service auch für Sonderformate zur Verfügung. Unsere Hochleistungsscanner können Dokumente von DIN A3 bis DIN A0 sowie in anderen, nicht genormten Dimensionen verarbeiten. Sprechen Sie uns bitte frühzeitig an, in welchen Größenordnungen Sie Scans wünschen, damit wir unser technisches Equipment hierauf abstimmen können.

Ist das Einscannen von Zeichnungen und Bildern möglich?

Ja, Scans dieser Art können wir ebenfalls mit unseren Scannern erzeugen. Anders als bei Textdokumenten steht eine hohe Auflösung der digitalen Scans im Vordergrund, damit sämtliche Details der Bilder erhalten bleiben. Entscheiden Sie hierbei je nach Art und Wert der Vorlage, ob Sie Scans in Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß wünschen.

Wie helfen mir OCR-Scans weiter?

Im normalen Fall entstehen durch unsere Scans in Köln digitale „Bilddateien“ im Format PDF / PDF-A. Durch OCR wird das Original nicht als Bild, sondern als Textdokumente behandelt, bei dem einzelne Buchstaben und Wörter erfasst werden. Dies erlaubt Ihnen, nach dem Scannen nach einzelnen Wörtern in der digitalen Variante im DMS zu suchen und diese sogar zu bearbeiten.

Lohnt sich die papierlose Büroführung für mein Kölner Unternehmen?

Die digitale Transformation schreitet voran und betrifft alle Firmen und Branchen, vom KMU bis zum Großkonzern. Durch die papierlose Büroführung beschleunigen Sie diverse Abläufe in Ihrem Betriebe und haben Informationen und Daten Ihrer Kunden und Partner sofort griffbereit. Ohne ein solches Vorgehen leidet Ihr Service am Kunden, so dass Sie mittel- und langfristig Nachteile im Wettbewerb erleiden. Mit unseren Scans leiten Sie eine effektive Gegenmaßnahme ein.

Welche Auflösung bietet sich für die Scans an?

Unsere Scanner arbeiten standardmäßig mit einer Auflösung von 300 dpi beim Einlesen von Textdokumenten aller Art mit OCR. Diese Auflösung verbindet eine sehr gute Erfassung der Inhalte des Originals mit einer überschaubaren Dateigröße der digitalen Kopie. Andere Auflösungen sind denkbar und beispielsweise für Karten, Pläne oder Grafiken gefragt. Hier beraten wir Sie individuell, welche Auflösungen nach unserer Erfahrung zu den jeweiligen Vorlagen für Ihre Scans in Köln und Umgebung passen.

Haben Sie Fragen? Dann geben wir Ihnen die Antworten.

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