Eingangsrechnungen verwalten

Eingangsrechnungen verwalten- Einfach, flexibel, digital!

Eingangsrechnungen erfassen Auto Click Rechnungsdaten

Eingangsrechnungen noch am selben Tag digital in Ihrem Archiv vorfinden!

Mit Hilfe der Rechnungsdatenerfassung des archivwerks können alle Eingangsrechnungen digitalisiert und die Daten Ihrer Eingangsrechnungen automatisch und einfach online verwaltet werden. Dadurch ermöglichen wir es Ihnen wichtige Dokumentendaten, wie Bestellnummern, das Datum der Rechnung, Lieferantendaten oder andere Spezifikationen auszulesen und Ihnen diese schnell und einfach innerhalb eines Tages bereitzustellen. Dank hoher Adaptivität kann die Datenerfassung ganz individuell und nach Ihren Vorstellungen erfolgen. Sie können also frei entscheiden nach welche Indizies einer Rechnung erfasst werden sollen.
Durch eine professionelle Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen haben Sie zudem nicht mehr mit den unterschiedlichen Posteingängen zu kämpfen. Mal kommen Rechnungen per Post, dann folgen Belegdokumente per E-Mail und der restliche Schriftverkehr wieder per Post. Ein lästiges Problem, für welches sich doch im digitalen Zeitalter so einfach eine Lösung finden lässt!

Eingangsrechnungen verwalten in 4 Schritten erklärt

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Vom Rechnungseingang zum digitalen Datenarchiv: Schnell & einfach!

Direkt nach Rechnungseingang über Post oder E-Mail beginnen wir mit der Verarbeitung der Eingangsrechnungen. Rechnungen, welche per E-Mail eingegangen sind, können meistens sofort zum Erfassen der Rechnungsdaten in unsere Software eingepflegt werden. Kommen die Eingangsrechnungen per Post, müssen diese zuerst durch unsere Mitarbeiter eingescannt werden und können anschließend ebenfalls in unserer Software eingelesen werden.

Doppelte Absicherung bei der Rechnungsdatenerfassung

Nachdem die Eingangsrechnungen als PDF-Dokument vorliegen, sind diese bereit durch unsere Datenerfassungssoftware ausgelesen zu werden.

Wichtig ist: Bei der Auslesung der Rechnungsdaten entscheiden einzig und allen Sie, welche Daten ausgelesen werden sollen. Oberste Priorität ist es, dass Sie wie zuvor mit Ihren Rechnungen weiterarbeiten können.

In der Regel werden alle Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und müssen nicht zusätzlich bearbeitet werden. Zur doppelten Absicherung werden alle Schritte einer Rechnungsdatenverarbeitung durch unsere Mitarbeiter gründlich kontrolliert, damit eine fehlerfreie Übergabe der Dokumente erfolgen kann.

Folgende Rechnungspositionen können zum Beispiel ausgelesen werden:

Mehrwertsteuersätze
Skontobeträge
Bestellnummern
Lieferscheinnummern
Kontoverbindung

Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
Fälligkeiten mit und ohne Skonto
Rechnungsbeträge Brutto und Netto
Lieferant

Per Look-up Abfragen können die Datensätze noch mit weiteren Informationen angereichert werden, wie z.B. der Lieferantennummer oder Kontierungsvorgaben.

Übergabe und Integration: Ganz nach Ihrem Geschmack

Damit eine reibungslose Übergabe der Rechnungsdaten erfolgen kann, wird im Voraus festgelegt, auf welchem Wege die Dokumente in Ihren Prozess integriert werden sollen. Auch hier sind unterschiedliche Wege möglich. Zum Beispiel können die Rechnungsdaten in ein Online-Archiv eingefügt werden, von wo aus auch eine Integration in Ihre Finanzbuchhaltungssoftwares, wie z.B. „DATEV“, ermöglicht wird. Weitere Methoden wie z.B. eine Bereitstellung per FTP-Server sind jedoch auch möglich. Die Indexe können dann per CSV- oder XML-Datei übergeben werden.

Ihre Vorteile mit einer Rechnungsdatenverarbeitung durch das archivwerk:

Blitzschnelle Verarbeitung der Eingangsrechnungen
Individuelle Datenauslesungsmöglichkeiten
Zahlreiche Methoden zur Rechnungsdatenübergabe
Einfache Workflowintegration
Zeit- und Kostenersparnis

Sie haben Fragen zu einer Eingangsrechnungsdatenverarbeitung durch das archivwerk?

Wir stehen Ihnen für jegliche Fragen zur Verfügung! Kontaktieren Sie uns einfach per Mail oder rufen Sie uns an.